Prywatny samochód osobowy pracownika w firmie

Przeczytaj także: Zwrot kosztów podróży a przychód pracownika

Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ustawy o CIT). Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT). Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

• 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3,
• 0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3.

Mając na uwadze treść powyższych przepisów, w szczególności alternatywę rozłączną wprowadzoną do art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o CIT, należy stwierdzić, że ustawodawca ustanowił dwie odrębne metody obliczania wielkości wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania przez nich samochodów prywatnych dla celów służbowych:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego - stanowiącego iloczyn ww. stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, ustalonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie przekraczającego wartości wskazanych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (w przypadku jazd lokalnych), albo
• na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówki) - stanowiącej iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów, wynikającej z prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej dla samochodów osobowych, uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika, nie przekraczającej wartości wynikających z odrębnych przepisów wydanych przez właściwego ministra (zarówno w przypadku jazd lokalnych, jak i zamiejscowych).

Na gruncie powyższych przepisów wątpliwości podatników budzi jednak kwestia, jakie wydatki obejmuje użyty w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT termin „wydatki z tytułu używania”, a w szczególności, czy odnosi się on wyłącznie do zwrotu pracownikowi kosztów za jazdy (kilometrówka), czy również do kosztów eksploatacyjnych związanych z pojazdem.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje tego pojęcia, warto odwołać się do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (zob. Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. B. Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Wobec powyższego, należy przyjąć, iż limitacją wynikającą z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT powinien zostać objęty zarówno zwrot kosztów za jazdy (kilometrówka), jak i koszty eksploatacyjne.