Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Podróż służbowa pracownika/zleceniobiorcy w podatku dochodowym

Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika – na polecenie pracodawcy - zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przepisy prawa pracy nakazują pracodawcy zwracanie pracownikom wszelkich kosztów związanych z odbywanymi przez tych ostatnich podróżami służbowymi. Wymienić tutaj można przede wszystkim diety, przejazdy, dojazdy, noclegi oraz inne niezbędne i udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Szczegóły w tym zakresie reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wskazuje ono m.in. za jaki okres oraz w jakiej wysokości pracownik jest uprawniony do diety, która w czasie podróży służbowej ma być przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jej ustawowa wysokość w kraju to 30 zł za dobę podróży. Stawka ta jest inna w przypadku podróży zagranicznych (odrębnie dla każdego kraju). Dodatkowo, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi wybrane posiłki, wartość diety ulega odpowiedniemu obniżeniu.

Diety w ustawowej wysokości przysługują jednakże pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Firmy prywatne mogą je określać w innej wysokości, w tym wyższej aniżeli wynikająca z przytoczonego rozporządzenia. Powstaje zatem pytanie, czy wypłata wyższej diety może być w pełnej wysokości zaliczona do podatkowych kosztów uzyskania przychodu?

Z takim pytaniem wystąpiła do fiskusa jedna ze spółek wskazując, że zamierza zawrzeć umowę o pracę z pracownikiem na stanowisku dyrektora ds. handlowych. Ten będzie w imieniu pracodawcy negocjował i zawierał umowy zarówno z kontrahentami krajowymi jak i zagranicznymi, jak też utrzymywał odpowiednie relacje handlowe.

W celu realizacji powyższych pracownik ten będzie odbywał zarówno krajowe jak i zagraniczne podróże służbowe. Zawarta umowa o pracę ma m.in. określać wysokość diet wypłacanych temu pracownikowi z tytułu odbytych podróży służbowych, która będzie odmienna (wyższa) aniżeli kwoty ustawowe. Wynika to z charakteru stanowiska, na którym będzie zatrudniony pracownik.

Wysokość diet ma zostać określona jako ryczałt kwotowy za każdą dobę podróży służbowej, niezależnie od państwa, w którym podróż ta będzie się odbywała, bez potrzeby rozliczania ich w oparciu o dokumenty księgowe, za noclegi, przejazdy i wyżywienie pracownika.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 lipca 2020 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM uznał, że spółka w takim przypadku będzie uprawniona do pełnego rozliczania wartości wypłacanych diet w kosztach podatkowych.

Organ podkreślił, że kwoty i zasady obliczania diet zawarte w rozporządzeniu stosuje się wprawdzie także do pracowników spoza sfery budżetowej, ale nie dotyczy to sytuacji zawarcia ich przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy, a gdy te nie występują – w samej umowie o pracę.

Nadto ustawodawca nie umieścił wydatków z tytułu diet należnych pracownikom w trakcie podróży służbowych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Dlatego też w przypadku ponoszenia takich wydatków w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, można je co do zasady zaliczyć do kosztów podatkowych.

W związku z tym „(…) poniesione przez Spółkę wydatki z tytułu diet niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika jednoznacznie z treści zwartych umów.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy i przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ponoszone przez Spółkę wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę będą w całości stanowić koszt uzyskania przychodu Wnioskodawcy.(…)”

Należy jednak pamiętać, że wypłacona pracownikowi dieta ponad ustawowy limit będzie dla niego opodatkowanym przychodem z pracy.