Samochód prywatny w firmie a koszty działalności

Przeczytaj także: Użyczony samochód osobowy w działalności gospodarczej w podatku dochodowym

Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów rozlicza się natomiast narastająco. Jeżeli więc poniesione rzeczywiste wydatki nie zmieszczą się w limicie – będzie je można uwzględnić w miesiącu następnym (oczywiście do wysokości limitu określonego w kilometrówce). Wskazać także należy, iż kilometrówka zawiera jedynie informacje o ilości przejechanych kilometrów i wskazuje granice odliczenia. Jeżeli faktycznie poniesione wydatki będą niższe od wyliczonej kilometrówki – to podatnik może wykazać koszty uzyskania przychodów jedynie do wysokości faktycznie poniesionych wydatków, a nie limitu wskazanego na kilometrówce.

Jak uwzględnić koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Informacje, o tym jak należy ująć powyższe koszty w PKPiR znalazły się w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik do rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wskazano w nich, że kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów. Wpisuje się w niej m.in. wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. Wydatki te należy wpisywać po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Przykład

Jan Kowalski w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1500 cm³. W miesiącu lutym 2007 r. przejechał w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą tym samochodem 1 000 km i poniósł faktyczne wydatki udokumentowane fakturami VAT z numerem rejestracyjnym samochodu w wysokości 985 zł.

Zatem limit wydatków, które Jan Kowalski może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu lutym 2007 r. wynosi 784,60 zł. Pojemność silnika jego samochodu jest bowiem większa niż 900 cm³, a tym samym stawka za 1 km wynosi 0,7846 zł. Pozostałą część w wysokości 200,40 zł będzie mógł odliczyć w miesiącu następnym.

Do pobrania