Samochód prywatny w firmie a koszty działalności

Przeczytaj także: Użyczony samochód osobowy w działalności gospodarczej w podatku dochodowym

Zatem jeżeli w prowadzonej działalności gospodarczej jest wykorzystywany samochód osobowy stanowiący własność przedsiębiorcy lub jego pracownika albo jest wykorzystywany do tej działalności z innego tytułu – można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w związku z użytkowaniem tego samochodu. Do wydatków tych można zaliczyć wydatki związane ze zwykłym użytkowaniem tego samochodu, a więc koszty paliwa, koszty wymiany części zamiennych, remonty itp. Występuje tutaj jednak pewne ograniczenie odnośnie wysokości tych wydatków. Otóż za koszty uzyskania przychodów można uznać jedynie wydatki do wysokości tzw. kilometrówki, czyli kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu tego pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Stawki te wynoszą obecnie:

• dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³: 0,4894 zł
• dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm³: 0,7846 zł

Jak dokumentować?

Przedsiębiorca, który używa w celu prowadzenia działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy, powinien co do zasady prowadzić: miesięczne zestawienie zawierające faktycznie poniesione wydatki wynikające z faktur VAT dokumentujących eksploatację samochodu oraz ewidencję przebiegu pojazdu (przy czym powinna ona być prowadzona przez osobę faktycznie używającą dany samochód).

---

Ważne!!!
Faktury VAT dokumentujące faktycznie poniesione wydatki w związku z eksploatacją prywatnego samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej muszą bezwzględnie zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Brak tego numeru powoduje, że faktura taka nie może zostać uwzględniona w zestawieniu faktycznie poniesionych wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu, a tym samym nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym.

---

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.