Kradzież pieniędzy firmy a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Prowizje bankowe a koszty uzyskania przychodów

Odpowiedź
Na wstępie zaznaczyć należy, że updop nie reguluje wprost zasad oraz ewentualnej możliwości zaliczania do kosztów podatkowych strat powstałych na skutek kradzieży przez pracowników pieniędzy należących do pracodawcy. W tej sytuacji odwołać należy się w pierwszej kolejności do reguł ogólnych regulujących kwestię kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 updop), zgodnie z którymi kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

W związku z powyższym, dla prawidłowej odpowiedzi na zadane pytanie odwołać należy się do praktyki stosowania prawa podatkowego przez organy podatkowe w analogicznych sytuacjach. W tym kontekście szczególnie interesujące jest pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 listopada 2008 r. nr ILPB3/423-482/08-4/KS.

Kiedy strata z tytułu kradzieży gotówki może być kosztem?
Ważnym jest, aby ustalić, czy kradzież można uznać za zdarzenie losowe, nieprzewidywalne, nie do uniknięcia. W tym kontekście stwierdzić należy, że powierzanie gotówki pracownikom odbywało się codziennie, stąd należy przyjąć, iż stanowiło ono pewnego rodzaju zaliczkę na pokrycie kosztów ponoszonych przez pracowników – było więc, jak się wydaje – niezbędne dla prawidłowego wykonywania powierzonych im zadań.

Ponadto elementem łączącym pracownika z pracodawcą jest wzajemne zaufanie, stąd trudno przyjąć, aby firma (jako pracodawca), wychodziła z założenia, że pracownik będzie przywłaszczał sobie powierzone mu środki pieniężne (jednak nie można było takiej możliwości wykluczyć). Racjonalnym jest przyjęcie, że kradzież przez pracownika powierzonych mu pieniędzy jest zdarzeniem nieprzewidzianym i losowym.

Kradzież powierzonej pracownikowi gotówki nigdy nie będzie zdarzeniem całkowicie „nie do uniknięcia”. Jednak, aby można dany wydatek zaliczyć do kosztów podatkowych należy wykazać nie tylko fakt, iż strata w środkach obrotowych (gotówce w kasie) ma związek z działalnością gospodarczą, lecz także inne okoliczności, które chociaż nie są wymienione wprost w updop, to jednak wpływają na możliwość zaliczenia skradzionych sum pieniężnych do kosztów podatkowych.

Przede wszystkim należyta staranność przy wydawaniu pieniędzy z kasy firmy!
Chociaż niemożliwość przewidzenia zachowań pracowników jest okolicznością przemawiająca za zaliczeniem takiej straty do kosztów podatkowych, to należy pamiętać, że nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku zachowania należytej staranności przy wydawaniu oraz rozliczaniu wydawanych z kasy firmowej kwot pieniężnych. Zwrócił na to uwagę m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w postanowieniu z 2 lipca 2008 r. nr IBPB/423-269/08/MO (KAN-3412/04/08).\

Takimi działaniami wskazującymi na zachowanie ze strony spółki należytej staranności w wydawaniu gotówki z kasy jest przede wszystkim prawidłowe prowadzenie dokumentacji kasowej oraz staranne rozliczanie pracowników z pobranych sum. Z pytania nie wynika, jak często pracownicy rozliczali się z pobranych sum. Jednak, biorąc pod uwagę, że pracownicy mieli prawo do pobierania kwot pieniężnych codziennie, należy przyjąć, że okresem rozliczeniowym, który wskazywałby na zachowaną staranność spółki w celu uniknięcia ewentualnych strat, powinien być okres co najwyżej kilkudniowy.

Jak prawidłowo udokumentujesz stratę?
Należy pamiętać także o prawidłowym dokumentowaniu zarówno kwot wydanej pracownikom gotówki, jak i ewentualnych jej zwrotów. Przepisy podatkowe nie wprowadzają w tym względzie specjalnych dokumentów dokumentujących stratę, stąd za dowód będzie można przyjąć każdy wiarygodny dokument kasowy - (w szczególności Kw i Kp).

Uwaga!
W sytuacji kradzieży niezwykle pomocny (ze względu na swoją szczegółowość oraz walor dokumentu urzędowego), będzie protokół sporządzony przez policję.


„Poradnik Podatnika” podpowiada, co zrobić, by w każdej chwili móc się powołać na opinie ekspertów a tym samym poprawnie rozliczać podatki.