Zakup paliwa: koszty firmy a brak numeru samochodu

Przeczytaj także: Faktura VAT za paliwo wlewane do samochodu

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówią jedynie (art. 22 ust. 1), że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie może znaleźć się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (który jest wymieniony w art. 23 tejże ustawy).

Art. 24a ust. 1 tejże ustawy stanowi natomiast, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić (z pewnymi wyjątkami) podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Ustawa o podatku dochodowym nie odpowiada zatem na pytanie, w jaki sposób należy dokumentować poszczególne zdarzenia gospodarcze, a odsyła do innych przepisów, którymi tutaj są rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ustawa o rachunkowości (w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe).

Co w tej materii mówią powyższe? Otóż §12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi mówi, że zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są przede wszystkim (§12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach

Dodatkowo w §12 ust. 4 rozporządzenia ustawodawca wskazał, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§12 ust. 4 rozporządzenia).

Co się zaś tyczy ustawy o rachunkowości, jej art. 21 ust. 1 stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 tejże ustawy).

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych (art. 22 ust. 1 tejże ustawy).

Żadne z przytoczonych przepisów nie wymagają, aby na fakturze dokumentującej zakup paliwa wlewanego do baku pojazdu, musi być podany jego numer rejestracyjny. Wymóg taki wynika jednak z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur VAT. §5 ust. 5 tego rozporządzenia mówi, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Warto przy tym zwrócić uwagę, że przytoczone wyżej rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi mówi, że dowodem, na podstawie którego dokonuje się zapisów w księdze, jest m.in. faktura VAT wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami. Takiego odniesienia wprost nie ma jednak w przepisach ustawy o rachunkowości. Czy zatem brak numeru rejestracyjnego powoduje utratę prawa do zaliczenia wydatku na zakup paliwa do kosztów uzyskania przychodu?

Zdaniem autora nie. Otóż jeżeli podatnik będzie w stanie udowodnić, że poniesiony wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, służy osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, może zostać on ujęty w kosztach podatkowych. Warto jednak taką fakturę uzupełnić o odpowiedni opis, z którego będzie wynikało do czego zakupione paliwo zostało wykorzystane.

Nie należy zapominać także o możliwości uzupełnienia brakujących danych poprzez wystawienie noty korygującej do faktury tudzież poprzez wystąpienie do sprzedawcy o sporządzenie faktury korygującej.