Wydatki na ubrania firmowe dla pracowników

Przeczytaj także: Zagospodarowanie terenu wokół firmy a podatki

W szczególności ustawa mówi o wynagrodzeniach zasadniczych, wynagrodzeniach za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatkach, nagrodach, ekwiwalentach za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwotach, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Przychodem będą także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednak jeśli noszenie określonego ubioru należy do obowiązków pracownika, to wydatki na jego zakup nie stanowią dla nich przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zgodnie bowiem z treścią art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Z literalnego brzmienia przepisu wynika, że wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na zakup odzieży dla pracowników korzysta ze zwolnienia, jeśli używanie tej odzieży należy do obowiązków pracownika. Obowiązki te pracodawca może ustalić m.in. w regulaminie pracy.

Ważne pismo US
"(...) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownicy mają obowiązek nosić odzież oznaczoną marką YYY wyłącznie w czasie pracy i nie mają prawa do jej używania poza godzinami pracy. Ponadto po zakończeniu sprzedaży, w danym salonie YYY, danej kolekcji odzieży pracownicy mają obowiązek dokonać zwroty pracodawcy wydanej odzieży.

W świetle powyższych przepisów wydanie pracownikom odzieży oznaczonej marką YYY, wyłącznie do czasowego używania tylko w czasie świadczenia pracy nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani też nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 11 ust. 1 ww. ustawy i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych

Pismo US Warszawa Targówek, nr 1437/ZDF/423/123/07/LJ, z 4 września 2007 r.,

VAT
Przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość odliczenia podatku w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zatem należy być podatnikiem VAT i prowadzić działalność opodatkowaną. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:
- z tytułu nabycia towarów i usług,
- potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązała się ona z powstaniem obowiązku podatkowego.

Prawo do odliczenia przysługuje również wtedy, gdy związek jest pośredni. W konsekwencji należy uznać, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT od zakupów związanych z zakupem ubrań dla pracowników. Jednocześnie należy zauważyć, iż organy podatkowe podchodzą bardzo rygorystycznie do kwestii odliczenia podatku VAT w przypadku ubrań dla pracowników, konsekwentnie odmawiając możliwości jego odliczenia, gdy odzież może być używana dla celów osobistych.

Ważne stanowisko IS
"(...) Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza zakupić odzież reprezentacyjną tj. garnitury, koszule, krawaty dla zarządu i pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami. Zdaniem Zainteresowanego, ww. odzież będzie wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych.

Odpowiedni wygląd pracowników może mieć wpływ na wzajemny stosunek klientów do obsługi. Nie można jednak uznać, że przesądza to o tym, że wydatek na zakup ubrania jest wydatkiem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Tym samym, wydatek na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie będzie związany ze sprzedażą opodatkowaną.

Zatem Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z wystawionych na zakup odzieży reprezentacyjnej faktur, na zasadach określonych w art. 86 ustawy (...)".

Pismo IS w Poznaniu, z 7 maja 2009 . ILPP2/443-208/09-2/JK.

Jednocześnie zauważyć należy, iż nie ma przeszkód do odliczenia podatku VAT, w sytuacji gdy odzież ma spełniać funkcję ochronną, stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy

Ważne pismo IS
"(...) W świetle powyższego stwierdzić należy, iż zakup przez Pana kasku oraz ww. odzieży ochronnej do jazdy na motocyklu związany jest przede wszystkim z bezpieczną jazdą na motocyklu, nie przesądza to jednak, że wydatek na zakup takiego ubrania oraz kasku ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest to wydatek na cele osobiste. Bezpośrednim celem, jaki jest związany z zakupem odzieży ochronnej służącej do jazdy na motocyklu, jest ochrona zdrowia. Zatem zakupiony kask oraz odzież ochronna mają charakter odzieży osobistej.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa, jak również przedstawione we wniosku okoliczności faktyczne sprawy, stwierdzić należy, że nie przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej zakup kasku oraz odzieży ochronnej do jazdy na motocyklu, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, z uwagi na fakt, że ww. przedmioty nie mają związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług (...)".

Pismo z 27 stycznia 2011 r., nr ITPP1/443-1077/10/AT.


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.