Zatrudnienie pracownika: koszty podatkowe pracodawcy

Przeczytaj także: Przejęcie spółki: wynagrodzenia pracownicze jako koszty

Zgodnie z obowiązującymi przepisami należności z tytułu umów o pracę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Aby jednak taka kwalifikacja była możliwa, musi zostać spełniony warunek ich wypłaty bądź postawienia do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba i 6bb updof, art. 15 ust. 4g i 4h updop). Natomiast jeśli ten warunek nie zostanie spełniony, wynagrodzenia można wpisać do kosztów dopiero w dacie ich wypłaty.

Podobnie składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

Terminowo wypłacane wynagrodzenia i inne należności wypłacane przez zakład pracy pracodawcy powinni rozliczać w kosztach podatkowych z zastosowaniem metody memoriałowej.

Uwaga! W stosunku do niektórych należności (z tytułów określonych w art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 updof) ma zastosowanie zasada kasowa. Dotyczy to wynagrodzeń z umowy zlecenia, o dzieło, z praw majątkowych, np. praw autorskich i praw pokrewnych. A zatem z powyższych tytułów wynagrodzenia staną się kosztem podatkowym dopiero z chwilą ich wypłaty.

Warunkiem stosowania metody memoriałowej, czyli zaliczenia wskazanych należności w ciężar kosztów podatkowych już w miesiącu, za który są należne – jest ich wypłata bądź postawienie do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Postawienie wynagrodzenia do dyspozycji pracownika występuje wówczas, gdy pracodawca dysponuje środkami na wynagrodzenie i stworzy pracownikowi możliwość odbioru tego wynagrodzenia (np. w kasie bądź z konta bankowego), a pracownik tych pieniędzy nie pobierze we wskazanym terminie.

Jeśli jednak pracodawca spóźni się z przekazaniem wynagrodzenia – rozliczy je w kosztach dopiero w miesiącu wypłaty. I tak w wynagrodzenia np. za styczeń, wypłacane do 10 lutego, ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów już w styczniu (tj. w miesiącu, za który są należne). Składki ZUS za styczeń, jeśli nie zostaną zapłacone do 15 lutego, lecz zgodnie z przepisami do 15 marca (bądź z opóźnieniem, po 15 marca) – ujmuje się w kosztach podatkowych w miesiącu zapłaty.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika (oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) mogą być kosztem w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, pod warunkiem że zostaną opłacone w miesiącu:

• za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
• następnym (w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy bądź innego stosunku prawnego łączącego strony) – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Pracodawca, który w obowiązującym go terminie wypłaci pracownikowi tylko część należnego mu wynagrodzenia, w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, może zaliczyć do kosztów tylko tę część. Natomiast pozostałą kwotę pensji rozliczy w miesiącu zapłaty. Składki od częściowo wypłaconego wynagrodzenia należy uwzględnić w kosztach zgodnie z przedstawionymi wcześniej zasadami.


Czasopismo "Rachunkowość dla Praktyków" to praktyczne wskazówki dotyczące najnowszych zmian w podatkach, rachunkowości i ubezpieczeniach społecznych, przeznaczone dla doświadczonych księgowych i głównych księgowych, dla kogoś takiego jak Ty!