Zatrudnienie pracownika: koszty podatkowe pracodawcy

Przeczytaj także: Przejęcie spółki: wynagrodzenia pracownicze jako koszty

Proces rekrutacji
Pracodawca, aby wybrać najlepszego pracownika na przewidywane stanowisko pracy, powinien w ramach procesu rekrutacji dokonać wyboru najlepszych kandydatów. W tym celu może sprawdzić przydatność danego kandydata poprzez:

• analizę dokumentów złożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie,
• ustalenie, jakie ta osoba kwalifikacje i doświadczenie zawodowe,
• bezpośrednią rozmowę (czasami sprawdzając umiejętności praktyczne),
• wstępne badania lekarskie.

Wybór pracownika z reguły poprzedzony jest procesem rekrutacyjnym, na który składają się różne działania – zarówno prowadzone przez przedsiębiorcę we własnym zakresie, jak i świadczone przez wyspecjalizowane firmy zajmujące się pośrednictwem pracy. Co do zasady wydatki związane z tymi działaniami mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem że w konkretnym przypadku są spełnione przesłanki określone w przepisie art. 22 ust. 1 updof (oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 updop). Takie wnioski nasuwają się z dostępnego orzecznictwa sądowego oraz wyjaśnień udzielanych przez organy podatkowe.

Powinieneś wiedzieć, że w świetle wyroków sądów oraz interpretacji fiskusa fakt, iż ostatecznie pracownik nie został zatrudniony – nie wyklucza możliwości zaliczenia związanych z rekrutacją wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Dopuszczalność potrącania wydatków w kosztach uzyskania przychodów dotyczy również co do zasady badań lekarskich pracowników pod kątem potencjalnej (przyszłej) pracy, w tym wstępnych badań lekarskich. Przypomnijmy, że wstępnym badaniom lekarskim podlegają wszystkie osoby przyjmowane do pracy (art. 229 kp). Pracodawca nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badania wstępne, podobnie jak inne badania profilaktyczne, są przeprowadzane na koszt pracodawcy, na podstawie wystawionego przez niego skierowania. Wspomniane skierowanie powinno zawierać określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona oraz czynniki będące potencjalnym źródłem zagrożeń (np. praca przy komputerze, praca na wysokościach). Pracodawca jest obowiązany przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich w aktach osobowych pracownika.

Musisz mieć jednak na uwadze, że samo skierowanie pracownika na badanie lekarskie nie wystarczy do ich przeprowadzenia. Aby takie badania się odbyły, pracodawca jest zobligowany na podstawie przepisów ustawy o służbie medycyny pracy do uprzedniego podpisania umowy z lekarzem (ośrodkiem medycyny pracy). Obecnie bez takiej umowy lekarze nie honorują skierowań.

Wypłata wynagrodzenia
Podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia pracowników dopiero w momencie dokonania faktycznej ich wypłaty (postawienia do dyspozycji pracownika). Powyższe dotyczy również składek na ubezpieczenie społeczne pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, a także składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych