Prywatny użytek samochodu osobowego: jak określić koszty podatkowe?

Przeczytaj także: Dwa samochody służbowe w firmie jednoosobowej dopuszczalne

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej dwa samochody ciężarowe (stanowiące środki trwałe firmy) o DMC poniżej 3,5 tony (wykorzystywane tylko na cele firmowe), dla których zostały przeprowadzone dodatkowe badania techniczne, uprawniające do pełnego odliczenia VAT oraz dwa samochody osobowe, nie zgłoszone do urzędu skarbowego na VAT-26 i wykorzystywane w sposób mieszany (czyli zarówno na cele firmowe jak i prywatne). Do tych ostatnich zaliczają się Renault Clio (stanowiący środek trwały firmy) i Volvo XC 60 (użytkowany na podstawie umowy leasingu operacyjnego). Wnioskodawca szacuje, że pierwszy ze wskazanych jest wykorzystywany w ok. 75% na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i 25% prywatnie, zaś drugi w 95% na potrzeby firmy i 5% prywatnie.

Z uwagi na użytek mieszany samochodów osobowych wnioskodawca uznał, że do kosztów uzyskania przychodu, w przypadku paliwa będzie zaliczał odpowiednio 75% i 95% wartości brutto wynikających z faktur dokumentujących ich zakup, zaś od wydatków pozostałych odpowiednio 75% i 95% wartości netto oraz 75% i 95% tej części podatku VAT, która nie podlegała odliczeniu. Co się natomiast tyczy samochodów ciężarowych, wydatki z nimi związane są w pełni zaliczane w ciężar kosztów uzyskania przychodu, jako że te służą jedynie prowadzeniu działalności gospodarczej. Wnioskodawca zadał pytanie, czy taki sposób postępowania będzie prawidłowy? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Wydatki związane z eksploatacją samochodów wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, stanowiących środki trwałe w tej działalności, czy też wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu, mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Także raty leasingowe, ponoszone w związku z zawarciem umowy tzw. leasingu operacyjnego (o ile umowa ta spełnia warunki określone w art. 23b ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - kwestia ta nie jest przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej) mogą stanowić koszty podatkowe.