Zbiorcza faktura wystawiona do paragonów fiskalnych

Przeczytaj także: Podatek VAT 2014: termin wystawienia faktury do paragonu

Nabywca powinien powiadomić o swoim statusie sprzedawcę (w stosunku do danej transakcji), aby ten wiedział, czy wystawić mu paragon czy też fakturę. Sprzedawcy przy tym często sami wychodzą z inicjatywą zadając pytanie: „faktura czy paragon?” Jak zostało to już podkreślone we wstępie, wystawienie paragonu nie przesądza automatycznie o braku możliwości wystawienia faktury, z czym często mamy do czynienia. Warto przy tym pamiętać, iż aby z żądaniem wystawienia faktury (do paragonu) zwrócić się do sprzedawcy w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiącu, w którym kupiono towar (czy też wpłacono zaliczkę). Po tym czasie bowiem wystawienie tego dokumentu jest dobrą wolą sprzedawcy (więcej na ten temat można przeczytać w artykule Podatek VAT 2014: termin wystawienia faktury do paragonu).

Częstym problemem praktycznym jest wystawienie jednej faktury do kilku czy nawet kilkunastu paragonów. Czy działanie takie jest w ogóle dopuszczalne, a jeśli tak, to jaką wpisać na fakturze datę sprzedaży (paragony z reguły są bowiem wystawiane w różnych dniach)?

Żaden z przepisów ustawy o VAT jak też rozporządzeń wykonawczych nie zabrania wystawiania faktur zbiorczych, dokumentujących kilka dostaw. Słusznym wydaje się w związku z tym stanowisko, że działanie takie jest jak najbardziej prawidłowe i na jednej fakturze mogą znaleźć się transakcje z całego tygodnia czy nawet miesiąca.

Powyższe zdaje się mieć zastosowanie także w przypadku faktur wystawianych do paragonów fiskalnych. Potwierdzają to również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 04.12.2013 r. nr IPPP2/443-1100/13-2/DG (a tycząca się obecnie obowiązującego stanu prawnego).

Organ podatkowy uznał, że podatnik ma prawdo dokumentować wszystkie (lub kilka odrębnych) dostawy towarów, zrealizowane w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, jedną fakturą, wystawioną w ostatnim dniu tego miesiąca, najpóźniej do 15. dnia miesiąca następnego, w którym dokonano dostawy towarów, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.

„(...) W sytuacji gdy sprzedaż towarów została zarejestrowana na kasie fiskalnej, do faktury pozostającej u Wnioskodawcy należy dołączyć paragony dokumentujące tę sprzedaż. Podobnie będzie przedstawiała się możliwość dokumentowania dokonanej sprzedaży towarów zaewidencjonowanej uprzednio na kasie rejestrującej, gdy klient zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczano towar. Wnioskodawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów dokonaną w danym miesiącu, przy czym fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.
W konsekwencji za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, że w stanie prawnym obowiązującym od 1.01.2014r. będzie miał możliwość wystawiania faktur zbiorczych dla klienta, który zgłosi żądanie wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż dokonaną i zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej w danym miesiącu, z uwzględnieniem regulacji zawartych w przepisie art. 106i ust. 6 ustawy.(...)” - czytamy w interpretacji.

Faktura wystawiona do paragonu winna oczywiście posiadać określone elementy. Te zostały wymienione w art. 106e ustawy o VAT. Wśród nich znajduje się data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi tudzież otrzymania zaliczki, zadatku bądź innej płatności, jeżeli data ta jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Reguła ta obowiązuje również przy fakturach zbiorczych. W związku z tym pojawia się kolejne pytanie, a mianowicie, datę którego paragonu podać, jako datę zakończenia dostawy towaru bądź wykonania usługi, gdy jest ich co najmniej kilka i to z różnych dni?

Problem taki rozpatrywał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 17.12.2014 r. nr ITPP1/443-1190/14/MN:

„(...) Wnioskodawca ma prawo do dokumentowania wszystkich dostaw towarów, zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, poprzez wystawienie jednej faktury VAT.

Odnosząc się natomiast do kwestii sposobu określenia daty dokonania dostawy na fakturze dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu wskazać należy, że – jak wynika z cytowanego art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług – obowiązkowym elementem, który winna zawierać faktura jest m.in. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy, wskazać należy, że Wnioskodawca w wystawionej fakturze dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu (tzw. zbiorczej) obowiązany jest wykazać poszczególne daty, w których dokonał dostawy towarów.

Ani bowiem wskazanie daty ostatniej transakcji dokonanej dostawy towarów w danym miesiącu, ani też wskazanie zakresu dat, tj. od daty dokonania pierwszej do daty dokonania ostatniej dostawy zrealizowanej w danym miesiącu – w ocenie organu – należy uznać za niewypełniające dyspozycji normy zwartej w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług . (...)” - wyjaśnił organ podatkowy.

Konkludując, nie ma żadnych przeszkód, aby sprzedaż zaewidencjonowana wcześniej na kasie fiskalnej i potwierdzona kilkoma paragonami fiskalnymi została udokumentowana jedną - zbiorczą fakturą. Niemniej jeżeli jest to sprzedaż z okresu dłuższego niż dzień, na fakturze tej należy wyszczególnić wszystkie daty sprzedaży.