Dotychczas (art. 35 ustawy z 26 listopada 1998 r., tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) głównym księgowym mógł być obywatel Polski, mający pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystający z pełni praw publicznych, który nie był skazany prawomocnie za przestępstwa:

• przeciwko mieniu,
• przeciwko obrotowi gospodarczemu,
• przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego,
• przeciwko wiarygodności dokumentów lub
• a przestępstwo karne skarbowe;

oraz który ukończył:

• ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości, lub
• średnią, policealną lub pomaturalną szkołę zawodową o kierunku rachunkowość i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości.

Od 1 stycznia 2006 r. zmianie uległy uregulowania dotyczące głównych księgowych zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych (art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r., Dz.U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

Obecnie głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1. prowadzenia rachunkowości jednostki;
2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Głównym księgowym może być osoba, która:

1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;
2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
3. nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe;
4. spełnia jeden z poniższych warunków:
   a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
   b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
   c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
   d) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Podstawa prawna:
art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. (Dz.U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), art. 35 ustawy z 26 listopada 1998 r. (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

„Poradnik Podatnika” podpowiada, co zrobić, by w każdej chwili móc się powołać na opinie ekspertów a tym samym poprawnie rozliczać podatki.