Otrzymanie zaliczki (zadatku, przedpłaty, raty) zasadniczo powoduje powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury. W praktyce fakturę tę określa się jako fakturę zaliczkową. Wystawia się ją nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy (z pewnymi wyjątkami, które tu pomijamy).

Elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa, określa § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z tym przepisem, faktura ta powinna zawierać zasadniczo te same elementy co "zwykła" faktura. Dodatkowo powinna zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy, a także datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

W tym miejscu warto wskazać na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 marca 2009 r., nr IPPP1-443-31/09-2/JB, która dotyczyła wystawiania faktur zaliczkowych na materiały budowlane. W interpretacji tej uznano:

"(…) z treści faktury zaliczkowej powinno wynikać, jaki konkretnie towar jest przedmiotem zamówienia lub umowy. Im szerszy jest asortyment w danej grupie towarowej, tym większego stopnia szczegółowości wymaga określenie nazwy towaru z tej grupy w celu prawidłowej identyfikacji zamawianych przez nabywcę towarów. Określenie "materiały budowlane" jest pojęciem zbyt szerokim i ogólnym i nie pozwala nabywcy na jednoznaczną identyfikację zamówionego towaru. (…)

A zatem przepisy (…) nie pozwalają na wskazanie w fakturze zaliczkowej jedynie grupy towarowej, z której nabywca zamawia jedynie określone towary. Tym samym stanowiska Wnioskodawcy w zakresie posługiwania się zapisem "zaliczka na materiały budowlane" nie można uznać za prawidłowe. (…)"

WAŻNE: Kwota otrzymanej zaliczki (zadatku, raty, itp.) jest kwotą brutto, a VAT należy obliczyć metodą "w stu".

Tak wyliczoną kwotę podatku należy podać na fakturze zaliczkowej. Nie ma natomiast konieczności podawania kwoty netto (tj. kwoty zaliczki pomniejszonej o VAT należny), choć w praktyce również ta kwota podawana jest na fakturach zaliczkowych.

Przykład
Kontrahent zamówił:
• 5 szt. towaru X - cena netto za 1 szt.: 1.000 zł plus VAT 230 zł,

• 2 szt. towaru Y - cena netto za 1 szt.: 500 zł plus VAT 115 zł.

W dniu 16 sierpnia br. na poczet tego zakupu kontrahent wpłacił zaliczkę w wysokości 2.000 zł. Kwota VAT od zaliczki wynosi: 2.000 zł x 23/123 = 373,98 zł, a kwota netto: 1.626,02 zł.

Przykładowy wzór faktury zaliczkowej

Kliknij aby powiększyć

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru (wykonaniu usługi) wystawia fakturę końcową. Wówczas sumę wartości towarów (usług) pomniejsza o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Faktura końcowa powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Faktura końcowa, wystawiona zgodnie z danymi z powyższego przykładu, może wyglądać następująco (przy założeniu, że sprzedaż towaru miała miejsce 25 sierpnia br.).

Przykładowy wzór faktury końcowej

Kliknij aby powiększyć

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.