Odpis na ZFŚS za lata ubiegłe w kosztach uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Odpisy po terminie na ZFŚS a koszty podatkowe

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Przepis sformułowany przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuważnych za koszty uzyskania przychodów, ustawodawca wymienił m.in. w punkcie 9 odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika, wskazując jednocześnie, że uważa się za koszty:

• podstawowe odpisy i wpłaty na fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. a ustawy o CIT) oraz
• odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy).

Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o ZFŚS. W myśl art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami tejże ustawy, na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Tym samym, przepisy te nakładają na pracodawców obowiązek przekazywania na odrębny rachunek bankowy równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń. Z przepisów tych wynika, że pracodawca tworzący taki fundusz jest uprawniony jedynie do administrowania jego środkami, nie jest jednak ich wyłącznym dysponentem, nie może rozporządzać nimi w dowolny sposób, lecz powinien je wydatkować na cele socjalne. Środki funduszu niewykorzystane w danym roku na działalność socjalną przechodzą na lata następne (art. 11 ustawy o ZFŚS) aż do ich pełnego wykorzystania na wspomniane cele. Rozdysponowanie środków pieniężnych z konta funduszu na cele sprzeczne z ustawą o ZFŚS powoduje u pracodawcy powstanie długu, którego wierzycielem jest ZFŚS. Prawo do wystąpienia w interesie ZFŚS do sądu pracy z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy mają związki zawodowe.

Przeznaczenie dokonanej wcześniej wpłaty na działalność inną niż działalność socjalna stanowi naruszenie ustawy o ZFŚS, nie wywołuje jednak skutków na gruncie prawa podatkowego i nie wpływa na ustalenie podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób prawnych. Artykuł 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT przesądza, że kosztami uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Z normy tej wynika, że odpisy na ZFŚS mogą zostać uznane za koszt podatkowy w momencie ich naliczenia i faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu. Ustawa stawia więc dwa warunki, które powinny być spełnione łącznie, aby uznać przedmiotowy odpis za koszt uzyskania przychodu, powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS.

Choć przekazanie pieniędzy na cele inne niż socjalne stanowi naruszenie ustawy o ZFŚS, za które pracodawca może ponieść odpowiedzialność karną, jednak w ustawie podatkowej nie wskazano innych przesłanek warunkujących możliwość odniesienia odpisów i wpłat na ZFŚS w koszty podatkowe.

Biorąc pod uwagę powyżej przywołane przepisy, środki, które podatnik przelał na wyodrębniony rachunek ZFŚS w 2013 r., tytułem „uzupełnienia odpisu za lata 2010 – 2012”, tj. dotyczące lat ubiegłych, koszty podatkowe można obciążyć w roku faktycznego przekazania tych środków na rachunek, czyli w 2013 r.