Podróż służbowa w firmie transportowej

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Ostatecznie, w 2010 roku, zarówno sądy jak i ustawodawca zgodnie zakończyli dyskusję o tym czy kierowcy w transporcie przebywają w podróży służbowej czy nie.

Zasady określa pracodawca

Niestety, wszelkie zawirowania interpretacyjne dotyczące zasadności naliczania ryczałtów noclegowych za odpoczynki w kabinie nie milkną i pewnie jeszcze długo będą poruszane w dyskusji publicznej. Wynika to z faktu, że nie istnieje jednoznaczna definicja noclegu i dopóki takowa nie powstanie, należy ją stworzyć we własnym zakresie. Podobna sytuacja dotyczy diet i zasad ich naliczania.

Zdecydowana większość przedsiębiorstw transportowych nie ma statusu jednostki budżetowej, a zatem w podstawowym zamyśle ustawodawcy nie podlegają one (te przedsiębiorstwa) pod regulacje Ministra Pracy i Polityki Społecznej w zakresie podróży służbowych.

Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowych dotyczy pracowników jednostek budżetowych, czyli szkół, urzędów, organizacji państwowych. Pracownicy (czyli również kierowcy zatrudnieni na umowie o pracę) firm prywatnych zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy mają narzucone przez swojego pracodawcę zasady rozliczania podróży służbowych. Możemy o tym przeczytać, zaglądając do artykułu 77(5) Kodeksu Pracy:

• § 1. Pracownikowi (...) przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
• § 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, (...) należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej(...).
• § 3. (...) należności (...) pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w (...) w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, (...).

Jak widać każdy pracodawca, inny niż jednostka budżetowa, powinien określić reguły rozliczania delegacji samodzielnie w dokumentach pracowniczych. A takowymi może być w tym przypadku regulamin wynagradzania lub umowa o pracę.

Delegacje a wynagrodzenie pracownika

Zwrot kosztów podróży służbowej, jak sama nazwa wskazuje, nie jest dochodem tylko oddaniem tego co pracownik wydał na cele związane z potrzebami firmy. Nie jest zatem traktowany w Polsce jako wynagrodzenie do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu MPiPS. Ponieważ to należności zryczałtowane, nie muszą być potwierdzone rachunkiem. Warto jednak zaznaczyć, że wypłacane w sposób ryczałtowy nie zawsze są adekwatnie do prawdziwie poniesionych kosztów. A skoro ich przeznaczenie nie dotyczy pokrycia faktycznych wydatków, to zostają wliczone do minimalnej stawki godzinowej w innych krajach Unii Europejskiej, uzupełniając stawkę do wymaganych poziomów Niemiec, Francji, Austrii...

Jak ustalić przyjazne zasady rozliczania?

Jedynym ograniczeniem ustawowym dla własnych zasad jest minimalna wysokość diety - nie może być ona niższa niż 30 zł (wartość diety na terenie Polski). Maksymalna wartość nie została ograniczona, ale jeśli przekroczymy wartości określone w Rozporządzeniu MPiPS, wówczas nadwyżkę trzeba będzie oskładkować jak wynagrodzenie. W przypadku pozostałych parametrów, takie jak waluta, zasady naliczania wysokości, sposób dokumentowania kosztów, zasady naliczania kosztów nocowania w kabinie, istnieje szansa na ich swobodne kształtowanie. Wysokość diet można również ustalić na jednym poziomie na wszystkie kraje, do których wysyłamy kierowców.

A zatem jak to uprościć?

Jeden kraj

Ustalić jeden kraj docelowy dla danego wyjazdu zagranicznego. Nie ma potrzeby rozdzielać diet od granicy do granicy, a tym bardziej, wykazywania w jednej dobie 4-5 cząstkowych diet "docelowych" (np. czeska, niemiecka, francuska i hiszpańska). Spowoduje to naliczenie 1 i 1/3 diet zagranicznych w jednej dobie co może spowodować przekroczenie limitu maksymalnej diety zagranicznej i potrzebę oskładkowania tego.

Jedna wartość diety

Ustalić jedną wartość diety dla wszystkich państw. Dzięki temu nie ma znaczenia, do którego kraju jest planowana trasa. Nie ma tras "lepszych" i "gorszych" z punktu widzenia kierowcy. Jedna wysokość diety, jedno liczenie.

Ryczałt na nocleg

Określić ryczałt na pokrycie kosztów zapewnienia noclegu w kabinie - zdefiniować, co jest zapewnione w kabinie, a czego nie zapewniamy i ustalamy za to stałą opłatę. Są różne standardy kabin oraz różne wyposażenie. Poziom należności za sanitariaty, pościel, środki higieniczne może być też inny w zależności od miejsca postoju. W sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia niczego, ryczałt powinien być adekwatny do określonych kosztów w danym kraju. Skutkuje to możliwością posiłkowania się wysokością zapisaną w Rozporządzeniu MPiPS i przyjąć takie wartości jakie są dla „budżetówki”. Ale jeśli kierowca wykorzystuje kabinę do spania, a inne potrzeby realizuje wykorzystując infrastrukturę parkingów, wówczas istnieje konieczność maksymalnego doprecyzowania potrzeb i kosztów z tym związanych. Takie rozwiązanie zdecydowanie pozwala uniknąć nieporozumień na linii pracodawca-pracownik.

Szablon rachunków

Przygotować przejrzysty szablon (druk) rachunku kosztów. Standardowe druczki nie zawsze są dopasowane do wymagań firmy transportowej. Warto samodzielnie przygotować sobie wzór tabelki do rejestrowania wyjazdów, granic i poniesionych kosztów oraz potwierdzających odebranie noclegu w kabinie pojazdu. Przydadzą się miejsca na podpisy, wpisanie tankowań, liczników, godzin pracy ogrzewania postojowego, itp.

Dokładna dokumentacja

Egzekwować dokładne rejestrowanie czasu przekroczenia granic oraz wyjazdu i powrotu do bazy. Każde pół godziny zaokrąglenia to niedoszacowanie na poziomie kilku euro w rozliczeniu danej doby. Kilkanaście dni w podróży razy kilkunastu kierowców w firmie oznacza kilkaset euro "pomyłki".

Szybkie rozliczanie

Rozliczyć niezwłocznie i udokumentować należności. Pozwoli to zaksięgować koszty w księgowości firmy, wykazać wypłacone należności pracownikowi i spać spokojnie, nie martwiąc się o dokumentację pracowniczą.

Warto przy najbliższej okazji zweryfikować swoje regulacje firmowe dotyczące podróży służbowych. Skomplikowane i mało czytelne zapisy, niejednoznaczne ustalenia, powodują niepotrzebne nieporozumienia w sprawie należności finansowych dla pracowników. A tam, gdzie chodzi o pieniądze warto mieć jasne zasady zrozumiałe i akceptowane przez obie strony - pracodawców i zatrudnionych. Powyższe idee sprawdzone i wdrażane od wielu lat w firmach transportowych - w połączeniu z pomysłami na płacą minimalną UE - można podsumować: "wilk syty i owca cała...".

Mariusz Hendzel, Kancelaria Transportowa ITDPIP