Zgłoszenie kasy fiskalnej online i jej fiskalizacja – na co zwrócić uwagę?

Przeczytaj także: Kto może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej on-line?

Krok 3 – korzystanie z kasy rejestrującej – obowiązki z tym związane

Po dokonaniu fiskalizacji nastąpi włączenie trybu fiskalnego, dzięki czemu podatnik może rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, czyli np. rozpocząć dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonów.


Najważniejszym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie dostępu do internetu, gdyż poprzez sieć telekomunikacyjną, tj. internet, za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi) następuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Rolą podatnika jest zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych. Kasa online nie informuje podczas swojej pracy o stanie transmisji danych z CRK, więc w przypadku gdy występuje brak połączenia, zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Gdy łączność jest odzyskiwana, kasa przesyła do CRK informację o liczbie nieudanych prób nawiązania połączenia. Jeśli brak połączenia jest czasowy (jednorazowy, niepowtarzający się często), to wystarczy, że podatnik niezwłocznie po ustaniu przejściowej przyczyny uruchomi sieć niezbędną do połączenia.

Szczególnymi obowiązkami przedsiębiorcy użytkującego kasę online oprócz zapewnienia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas są:

• wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności,
• w sytuacji gdy otrzymana zostanie przed dokonaniem sprzedaży całość lub część należności (zapłata, zaliczka czy zadatek):
  • w gotówce – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego najpóźniej z chwilą jej otrzymania (czyli po wpłaceniu kwoty nabywca od razu powinien otrzymać paragon),
  • za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;
• zgłoszenie każdej nieprawidłowości w pracy kasy do serwisu;
• poddanie kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (nie rzadziej niż co 2 lata);
• wystawianie raportu fiskalnego dobowego w postaci elektronicznej po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• wystawianie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny));
• przypisywanie oznaczenia literowego od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, według nowych wymogów, tj. w następujący sposób:
  • literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
  • literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
  • literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
  • literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
  • literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
  • literom „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;
• zakończenie używania kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy.

W przypadku zatrudniania pracowników obsługujących kasy fiskalne należy przed rozpoczęciem przez nich pracy zapoznać ich z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Po przekazaniu informacji należy wyegzekwować od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się. Wzór informacji wraz z oświadczeniem znajduje się w załączniku nr 1 załącznika do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Opisany proces fiskalizacji oraz zgłoszenie kasy fiskalnej online jest ogólny, więcej informacji o samym procesie podatnik dowie się od podmiotu prowadzącego serwis. Artykuł ma na celu przybliżenie podatnikowi procesu i wsparcie w doborze kasy rejestrującej.