Podróż kierowcy a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Delegacje krajowe i zagraniczne: nowe stawki diety przy podróżach służbowych od 29.11.2022 i 01.01.2023

Jakie wątpliwości wyjaśniła izba skarbowa?

Podatnik w skierowanym do organu podatkowego zapytaniu wyjaśnił iż w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zatrudnia pracowników na stanowiskach kierowców samochodów ciężarowych. Wykonują oni swoją pracę na terenie kraju. Podatnik chce wypłacić im diety z tytułu wykonanych podróży służbowych oraz ryczałty za noclegi. W związku z tym wystąpił z zapytaniem, czy kierowcom przysługują diety oraz ryczałty z powyższego tytułu oraz czy stanowią one koszty uzyskania przychodu u podatnika? W powyższej sprawie izba skarbowa zajęła następujące stanowisko:

„(…)Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej, definicja ta zastała uregulowana w prawie pracy.

Podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika. Stałe miejsce pracy winno wynikać z umowy o pracę.

O tym czy wyjazd służbowy pracownika może być uznany za podróż służbową, decyduje przede wszystkim to, czy pracownik ma zadanie poza miejscem, które zostało wskazane w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy.
Okoliczność ta została w postanowieniu Naczelnika Urzędu Skarbowego uznana za niemającą znaczenia.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi za czas podróży służbowej na obszarze kraju określa powołane wyżej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r.

W myśl § 3 tego rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów (...).

Zgodnie z § 7 ust. 2 cytowanego wyżej rozporządzenia pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Zatem pracownikowi zatrudnianemu na etacie kierowcy, którego praca polega na wyjazdach poza miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę w celu dostarczenia bądź przywiezienia konkretnego towaru przysługują diety i inne należności otrzymane za czas podróży służbowej, które dla pracodawcy stanowić będą koszty uzyskania przychodów.

Bez znaczenia w tym przypadku jest fakt, że samochód ciężarowy wyposażony jest w miejsce do spania. Środki transportu nie są przeznaczone do zaspokajania potrzeb noclegowych nawet w przypadku wyposażenia w miejsce do spania. W związku z powyższym nocleg kierowcy w kabinie samochodu, nawet w przypadku dostosowania jej dla takich potrzeb, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pieniężnego zrekompensowania noclegu w trakcie podróży służbowej. Jednakże ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu nocą, bowiem tak podróżując pracownik nie ponosi wydatków związanych z zapewnieniem sobie noclegu, a także wtedy, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.(…)”

Pełną treść postanowienia/decyzji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów