Wyżywienie w podróży służbowej z podatkiem dochodowym?

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji: pełne wyżywienie z podatkiem dochodowym

Spółka wysyła swoich pracowników zarówno w krajowe jak i zagraniczne podróży służbowe. Dotychczas wnioskująca o wydanie interpretacji wypłacała im diety w ustawowej wysokości z tytułu odbywania podróży służbowych, obecnie natomiast planuje zmienić ten system. Chce mianowicie zapewnić pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie i zaprzestać wypłacania diet, na co pozwalają przepisy Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych.

Zapewnienie całodziennego wyżywienia ma nastąpić w jeden z trzech sposobów:

• pracownikowi zostanie wypłacona zaliczka na poczet takich wydatków, lub
• pracownik zostanie zaopatrzony w kartę służbową ze wskazaniem w wewnętrznych przepisach firmy maksymalnej kwoty, którą może przeznaczyć na wyżywienie, lub
• pracownik otrzyma zwrot poniesionych wydatków na wyżywienie udokumentowanych fakturami bądź rachunkami wystawionymi na spółkę, a w ostateczności paragonami fiskalnymi.

Kwota przeznaczona na wyżywienie zazwyczaj będzie wyższa, niż wartość diet ryczałtowych. Stąd powstało pytanie, czy powstała w taki sposób nadwyżka wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie nad wartościami ryczałtowymi stanowi dla pracowników przychód, od którego należy zapłacić podatek dochodowy?

Jej zdaniem zapewnienie pracownikowi wyżywienia podczas podróży służbowej (bez względu na jego formę) należy traktować jako inne należności za czas podróży służbowej pracownika, które są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z podejściem takim nie zgodził się organ podatkowy uznając, że we wskazanym pojęciu mieści się zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Nie mieści się tutaj jednak zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej. Dlatego też jeżeli wartość faktycznie poniesionego wydatku przekroczy dietę ryczałtową, nadwyżka wydatków rzeczywistych nad ryczałtową dietą będzie opodatkowana.

Interpretacja została zaskarżona przez spółkę, niemniej sądy administracyjne w obydwu instancjach przyznały rację organowi podatkowemu.

NSA w powołanym na wstępie wyroku wyjaśnił, że dieta jest normatywnym określeniem świadczenia przeznaczonego na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Jest to regulacja kompleksowa, określająca konsekwencje wszelkich form wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Funkcją diety nie jest przy tym pokrycie pełnych kosztów wyżywienia pracownika przebywającego w takiej podróży. Służy ona jedynie pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w tym czasie (np. poniesionych ze względu na konieczność stołowania się w restauracji) w porównaniu do tych, jakie pracownik ponosi normalnie w miejscu zamieszkania.

NSA przytoczył także wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, z którego wynika, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Zdaniem NSA pokrycie (bądź zwrot) pełnych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej jest wydatkiem poniesionym w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść. Wydatki na wyżywienie musi on bowiem ponosić niezależnie od tego, czy jest w podróży służbowej czy też nie i to nawet, gdy nie świadczy pracy. Zwrotowi podlegają natomiast jedynie zwiększone koszty wyżywienia i właśnie to świadczenie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.