Kradzież towaru a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Jak rozliczyć kradzież̇ firmowego majątku?

Strata jako koszt

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23

Art. 23 updof nie zawiera w swojej treści natomiast żadnej wzmianki, że do kosztów podatkowych nie można zaliczyć straty wynikłej z tytułu kradzieży towarów. Co do zasady zatem można ją uznać za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem jednak, że nie jest ona wynikiem zaniedbania podatnika, oraz że dołożył on wszelkich starań, aby straty tej uniknąć.

Jeżeli zatem kradzież powstała wskutek zaniedbań podatnika, które w przypadku racjonalnego działania nie miałyby miejsca, nie zaliczymy jej do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie będzie w sytuacji, gdy działania podatnika przyczyniłyby się do powstania kradzieży.

Przykładem takich zaniedbań może być niewłaściwe zabezpieczenie towaru przed kradzieżą, bądź brak jakichkolwiek zabezpieczeń. Przykładowo Urząd Skarbowy w Lubinie w postanowieniu z dnia 16 maja 2006 r. nr pdI-415/1/29/bf/11/06 uznał, że nie można uznać „(…) za zdarzenie losowe kradzieży wartości pieniężnych przechowywanych w szufladzie biurka, z której sprawca wykorzystując nieuwagę pracownika zabrał pieniądze w celu przywłaszczenia a tym samym, że została dochowana należyta staranność przy ich przechowywaniu i zabezpieczeniu. Konsekwencją powyższego jest brak możliwości zaliczenia poniesionej starty do kosztów uzyskania przychodów.(…)”

Należy pamiętać, że zaliczenie straty powstałej w wyniku kradzieży do kosztów podatkowych należy każdorazowo oceniać indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności towarzyszących kradzieży. Czynniki, które trzeba brać tutaj pod uwagę, zostały wymienione w powyższym postanowieniu, w którym czytamy:

„(…) Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane indywidualnie, w aspekcie;
1) całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika,
2) okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
3) udokumentowania strat (np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji, bądź zgłoszenie do instytucji ubezpieczeniowej) oraz
4) oceny, czy podatnik dołożył należytej staranności w celu zapobieżenia kradzieży.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.(…)”

Podobne stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 marca 2008 r., nr IPPB1/415-436/07-4/AM.

Trzeba udokumentować

W powyższym postanowieniu organ podatkowy zwrócił uwagę na inną bardzo istotną kwestię, która dotyczy właściwego udokumentowania poniesionej straty. Przepisy podatkowe nie regulują tego zagadnienia. Jednakże w zależności od rodzaju straty (i okoliczności, w których ona powstała), różne będą dokumenty ją potwierdzające.

I tak np. w sytuacji, gdy kradzież towaru była skutkiem włamania do budynku przedsiębiorcy, właściwym dokumentem potwierdzającym powstanie takiej szkody jest niewątpliwie protokół sporządzony przez policję, czy ubezpieczyciela. Protokół taki powinien być opatrzony w odpowiednie informacje, takie jak: data powstania szkody, rodzaj skradzionych towarów wraz z określeniem ich ilości i wartości, przyczynę powstania straty, podpisy.

W przypadku drobnych kradzieży (które nie są zgłaszane na policję głównie z uwagi na niską wartość) zauważanych na bieżąco, wystarczającym dokumentem powinien być protokół szkód sporządzony przez przedsiębiorcę. Podobnie będzie w sytuacji, gdy kradzież taką wykryto dopiero podczas inwentaryzacji.

Ujęcie w PKPiR

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup towarach handlowych musi być wpisany do księgi (z nielicznymi wyjątkami) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Ujmuje się je w kolumnie 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Po ich kradzieży kolumnę 10 należy skorygować o wartość skradzionych towarów. Należy tego dokonać poprzez wpisanie kwoty skradzionych towarów w wartości ujemnej (czerwono lub ze znakiem minus) w tej kolumnie, a następnie poprzez wykazanie jej w wartości dodatniej w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.