Rozliczenie telefonu służbowego: PIT-8C

Przeczytaj także: Komórkowy telefon służbowy a przychód pracownika

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Jeden z naszych pracowników podpisał odpowiedzialność finansową za używanie telefonu służbowego. W trakcie zatrudnienia pracownik podpisał zgodę na potrącenia z wynagrodzenia kwot wynikających z używania telefonu do celów prywatnych. W 2006 r. ustał stosunek pracy tego pracownika, ale rozliczenie wynikające z używania samochodu oraz telefonu służbowego do celów prywatnych nastąpiło 2 miesiące po ustaniu stosunku pracy. Na kwoty wynikające z rozliczenia wystawiliśmy pracownikowi fakturę. Czy w związku z tym przedawnieniem powinniśmy wystawić PIT-11, czy może PIT-8C?

W tym przypadku należy wystawić informację PIT-8C.

Przede wszystkim nieodpłatne świadczenie otrzymane od pracodawcy w postaci używania telefonu służbowego do celów prywatnych stanowi po stronie pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Jeśli jednak pracownik zostanie obciążony kosztami tego świadczenia, nie będzie to świadczenie nieodpłatne skutkujące powstaniem przychodu. Użyczenie pracownikowi telefonu służbowego do celów prywatnych należy więc potraktować jako świadczenie usług.

W opisanej w pytaniu sytuacji pracownik w trakcie trwania stosunku pracy ponosił koszty używania telefonu do celów prywatnych. W wyniku rozliczenia tych kosztów po ustaniu stosunku pracy została wystawiona faktura obciążająca pracownika. A zatem pracodawca użyczał pracownikowi telefonu do celów prywatnych odpłatnie, czyli świadczył odpłatnie usługę, o czym świadczy fakt, że:

• rozliczenie z pracownikiem następuje na podstawie wystawionej faktury oraz,
• pracownik poprzednio płacił za tę usługę w postaci potrącania odpowiedniej kwoty z wynagrodzenia.

W tym przypadku mamy do czynienia z roszczeniem, które uległo przedawnieniu. Zgodnie bowiem z art. 554 kc roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczenia rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczenia prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych przedawniają się z upływem 2 lat (a więc w tym przypadku przedawnienie nastąpiło).

Jak wypełnić PIT-8C?

Jeśli więc w wyniku rozliczenia dojdzie do przysporzenia w majątku byłego pracownika, uzyska on dochód z innych źródeł. W PIT-8C trzeba będzie wykazać:

• w poz. 34 – treść świadczenia, np. „Rozliczenie używania telefonu służbowego”,
• w poz. 35 i 42 – kwotę przychodu z tego tytułu.

Oznacza to, że w tym przypadku nie mamy do czynienia z przychodem ze stosunku pracy, a z innych źródeł, który powstanie w roku przedawnienia, tj. w 2009 r. Rozpatrując podobny problem jeden z organów podatkowych stwierdził, że w takiej sytuacji: powstanie przychodu związane jest z przedawnieniem roszczenia o zapłatę za usługę świadczoną przez wnioskodawcę. Wobec tego należy stwierdzić, że przychód z tego tytułu jest przychodem z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 [updof] (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach 23 grudnia 2008 r., sygn. IBPB2/415-1606/08/BD).

Były pracodawca powinien więc wystawić informację PIT-8C, a nie PIT-11.

Podstawa prawna:

• Art. 20 ust. 1 updof.

Płace w firmie pomogą ci uniknąć pomyłek w rozliczeniach płacowych dzięki poradom ekspertów, które odpowiadają prawie na wszystkie pytania związane z rozliczaniem wynagrodzeń i nowymi przepisami.