Komórkowy telefon służbowy a przychód pracownika

Przeczytaj także: Rozmowy telefoniczne a przychód pracownika

Używanie telefonu będącego własnością pracodawcy
Jeżeli pracownikowi zostanie udostępniony telefon komórkowy należący do pracodawcy, to zasady korzystania z tego sprzętu powinna regulować albo umowa zawarta z pracownikiem, albo ogólnie obowiązujący w danym zakładzie pracy regulamin używania telefonów. Z punktu widzenia podatkowego najważniejszą częścią tej umowy lub regulaminu będzie postanowienie dotyczące sposobu rozliczania kosztów rozmów prowadzonych z firmowego telefonu. Powszechną praktyką jest bowiem używanie takich telefonów nie tylko do rozmów służbowych, ale też do tych prywatnych.

Zazwyczaj pracodawcy wybierają jeden z dwóch sposobów postępowania.

SPOSÓB I
Pokrycie w całości kosztów rozmów telefonicznych
W takim przypadku wartość zrefundowanych pracownikowi kosztów rozmów prywatnych stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Przychód ten należy wycenić według ceny zakupu brutto (tj. z uwzględnieniem podatku VAT) usługi telekomunikacyjnej.

Dokładną wartość świadczenia w postaci nieodpłatnych rozmów prywatnych można ustalić na bazie oświadczenia pracownika oraz billingu telefonicznego danego numeru.

---

Pamiętaj!
Pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy również wtedy, gdy prowadząc rozmowy prywatne, korzysta z tzw. darmowych minut wliczanych w cenę abonamentu telefonu służbowego.

---

Przychód pracownika ustala się, mnożąc liczbę minut rozmów prywatnych przez cenę jednej minuty połączenia, wynikającej z faktury otrzymanej od operatora. Jeżeli abonament telefoniczny obejmuje również "darmowe minuty", wówczas wartość abonamentu należy podzielić przez liczbę tych minut - otrzymany wynik będzie ceną jednej minuty rozmowy prywatnej przeprowadzonej w ramach limitu zawartego w abonamencie.
Przykład
Pracownik korzysta z firmowego telefonu komórkowego, a pracodawca pokrywa wszelkie związane z tym koszty. Zgodnie z regulaminem pod koniec każdego miesiąca pracodawca przedstawia pracownikowi billing danego numeru, prosząc o zaznaczenie tych rozmów, które prowadzone były w celach prywatnych. Na billingu tym pracownik składa oświadczenie, że wszystkie pozostałe koszty dotyczą rozmów służbowych.

Abonament dotyczący telefonu, z którego korzysta pracownik, wynosi 23,40 zł brutto miesięcznie i obejmuje 90 minut bezpłatnych rozmów, co oznacza, że wartość jednej takiej minuty wynosi 0,26 zł (23,40 zł : 90). Z billingu za marzec 2012 r. wynikało, że pracownik prowadził rozmowy prywatne przez 156 minut, w tym przez 24 minuty w ramach abonamentu. Cena za jedną minutę rozmowy po wykorzystaniu limitu bezpłatnych minut wynosiła 0,39 zł brutto. Wartość nieodpłatnego świadczenia uzyskanego przez pracownika w marcu wynosi zatem 57,72 zł i należy ją doliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Na kwotę tę składa się koszt rozmów prywatnych zarówno w ramach abonamentu - 6,24 zł (24 × 0,26 zł), jak i poza limitem bezpłatnych minut, tj. 51,48 zł (132 × 0,39).

SPOSÓB II
Pracodawca pokrywa wyłącznie koszty rozmów służbowych
W takim przypadku pracodawca rozlicza rozmowy na bazie billingu i oświadczenia pracownika. Proszę bowiem pamiętać, że przychód z nieodpłatnych świadczeń nie powstanie, jeżeli pracownik zwróci pracodawcy koszty rozmów prywatnych prowadzonych ze służbowego telefonu. Pracownikowi nie będzie można przypisać przychodu również wtedy, gdy wbrew zakazowi, prowadził z telefonu służbowego rozmowy prywatne -- w tym wypadku pracodawcy przysługuje roszczenie o naprawienie szkody.

Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną (art. 114 kp i nast.). Co do zasady, odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Jedynie w wypadku winy umyślnej pracownik obowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 kp).


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.