Ekwiwalent za narzędzia a przychód pracownika

Przeczytaj także: Ekwiwalent za używanie sprzętu: jak dokumentować?

Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Na pracodawcy ciąży natomiast zapewnienie pracownikom prawidłowych warunków pracy, w skład których wchodzi przede wszystkim odpowiednie przygotowanie stanowisk pracy, w tym ich wyposażenie w niezbędne do wykonywania powierzonych zadań materiały, narzędzia i urządzenia.

Z różnych względów nie zawsze odpowiednie wyposażenie przez pracodawcę stanowiska pracy jest możliwe bądź działanie takie nie byłoby optymalne. W takich sytuacjach pracownicy wykorzystują, przy wykonywaniu zdań służbowych, własne materiały i narzędzia (np. materiały biurowe takie jak długopisy, notatniki, sprzęt biurowy w postaci komputera, urządzeń liczących itd.) ponosząc przy tym wydatki na ich eksploatację, konserwację czy naprawę. W zamian za ich używanie pracodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny.

Ekwiwalent ten mieści się w bardzo szerokiej definicji przychodów ze stosunku pracy, zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 updof za przychody takie należy rozumieć wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co do zasady zatem wypłacone pracownikom ekwiwalenty za używanie własnych narzędzi i urządzeń są opodatkowane podatkiem dochodowym. Niekiedy mogą one jednak korzystać ze zwolnienia. Kwestię tę reguluje art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, zgodnie z którym wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika zatem, że ma on zastosowanie, gdy spełnione są następujące warunki:

• ekwiwalent ma formę pieniężną,
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
• fakt używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy musi mieć związek z wykonywaną przez niego pracą.

Przy spełnieniu powyższego pracodawca nie powinien uwzględniać wypłacanego ekwiwalentu w podstawie obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy.

Ważne!
Jedynie wypłacony ekwiwalent za należące do pracownika narzędzia, materiały i sprzęt korzysta ze zwolnienia. Nie jest nim natomiast objęty ekwiwalent za korzystanie w związku z zadaniami służbowymi z różnego rodzaju usług, np. Internet czy telefon.