Nieściągalne należności a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Zapłata wierzytelności nieściągalnej uznanej za koszty podatkowe

1.2. Nieściągalność trzeba udokumentować
Wierzytelności uznane za nieściągalne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że ich nieściągalność zostanie odpowiednio udokumentowana. Z art. 23 ust. 1 pkt 20 updof i art. 16 ust. 1 pkt 25 updop wynika, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wierzytelności:

• które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne,
• których nieściągalność została udokumentowana w sposób wskazany odpowiednio w art. 23 ust. 2 updof lub art. 16 ust. 2 updop.

Jeżeli zatem wierzytelność była przez podatnika ujęta w przychodach należnych, to możliwe będzie jej zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu drugiego warunku. W myśl powołanych przepisów, za wierzytelności nieściągalne uważa się te, których nieściągalność została udokumentowana:

1. postanowieniem o nieściągalności wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego; musi być ono jednak uznane przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu,
2. postanowieniem sądu o:
   a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub
   b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność określona pod lit. a, albo
   c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,
3. protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Wskazane dokumenty tworzą katalog zamknięty. Wobec tego tylko one dają podatnikowi możliwość zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo wydanie przez sąd postanowienia o ogłoszeniu upadłości obejmującego likwidację majątku dłużnika nie uprawnia do zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Z przepisów wyraźnie wynika, że dopiero postanowienie o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku albo postanowienie o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, może stanowić przesłankę do zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych.

Nie każde też postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego uprawnia do zwiększenia kosztów o nieściągalne wierzytelności. Takiego prawa nie daje np. postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego z przyczyn formalnych. Musi to być postanowienie, z którego wynika, że dłużnik nie posiada majątku, z którego można zaspokoić roszczenie wierzyciela.

Warto wiedzieć, że odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej nie zamyka możliwości dalszego dochodzenia długu od wierzyciela. Jeżeli po uznaniu wierzytelności za koszt podatkowy (jako nieściągalnej), dłużnik zwróci tę wierzytelność, podatnik zobowiązany jest do zaliczenia otrzymanej wartości do przychodów podlegających opodatkowaniu.

W omawianym przypadku godnym polecenia jest możliwość sporządzenia protokołu stwierdzającego, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od wartości wierzytelności. Przepisy podatkowe nie określają, jakie informacje powinny być zawarte w takim protokole. Należy jednak pamiętać o tym, aby uwidocznić wielkość wierzytelności i porównać z przewidywanymi kosztami związanymi z jej dochodzeniem. W tym celu podatnik powinien brać pod uwagę m.in. koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucji komorniczej, koszty przygotowania dokumentacji - odpisów z KRS, poświadczeń notarialnych, tłumaczeń dokumentów.

1.3. Wierzytelność jako koszt pośredni
Przepisy ustaw o podatku dochodowym nie precyzują momentu zaliczania nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych. Powinno się więc stosować ogólną zasadę przypisywania kosztów do określonego roku podatkowego.

Wierzytelności odpisane jako nieściągalne i stosownie udokumentowane są pośrednimi kosztami uzyskania przychodu, gdyż nie można ich powiązać z żadnym określonym przychodem.

W świetle art. 22 ust. 5c i 5d updof i art. 15 ust. 4d i 4e updop, koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Za dzień ich poniesienia uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w razie braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.