Art. 77⁵§1 Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Rodzaj tych kosztów został uregulowany w stosownych rozporządzeniach wykonawczych. Są to przede wszystkim przysługujące pracownikowi diety, ryczałty oraz zwroty innych kosztów przez niego poniesionych w związku z podróżą służbową. Rozporządzenia wykonawcze dotyczą co prawda pracowników sfery budżetowej, jednakże zgodnie z art. 77⁵ §5 K.p., jeżeli pozostali pracodawcy nie określą odrębnie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, przepisy tych rozporządzeń mają zastosowanie także i do nich.

Przytoczony wyżej art. 77⁵ K.p. mówi przede wszystkim, że z podróżą służbową mamy do czynienia jedynie wówczas, gdy wiąże się ona z wykonaniem przez pracownika zadania zleconego mu przez pracodawcę. Co się zaś tyczy ujmowania wydatków związanych z taką podróżą w ciężar kosztów uzyskania przychodu, należy je rozpatrywać w oparciu o ogólne zasady uznawania danego wydatku za koszt podatkowy, czyli zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), która to mówi, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wyłączającym dany wydatek z tego typu kosztów, który został przez ustawodawcę zawarty w art. 23 updof.

Co za tym idzie, wypłacane pracownikom należności z tytułu podróży służbowych stanowią koszty uzyskania przychodu pracodawcy w pełnej wysokości pod warunkiem, że podróż ta była związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Warunek ten w rzeczywistości winien być spełniony zawsze (co pośrednio wynika chociażby z samej definicji podróży służbowej).

Warto przy tym pamiętać, że rozporządzenia wykonawcze wydane na podstawie Kodeksu pracy, a regulujące rodzaje należności przysługujących z tytułu podróży służbowych, zawierają pewne limity niektórych z nich (np. w zakresie przysługujących ryczałtów czy diet). Z punktu widzenia prawa podatkowego (po stronie kosztów pracodawcy) powyższe wydaje się jednak nie mieć większego znaczenia. Żaden z przepisów updof nie nakazuje bowiem stosowania tych limitów przy ustalania wysokości podatkowych kosztów uzyskania przychodu związanych z odbytą przez pracownika podróżą służbową. Co za tym idzie, jeżeli pracodawca postanowi wypłacić pracownikowi należności w wysokości przekraczającej limity określone w stosownych rozporządzeniach w zakresie podróży służbowych, i tak w całości winny one być uznane za koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Od reguły tej występuje jednak jeden wyjątek. Został on określony w art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) updof, a dotyczy wydatków związanych z używaniem przez pracowników w takiej podróży samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Przepis ten mówi mianowicie, że pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów te wydatki jedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Jeżeli pracodawca postanowi wypłacić pracownikowi większą kwotę, nadwyżka ponad ustalony limit nie będzie mogła zostać zaliczona w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Dodatkowo trzeba pamiętać tutaj także o art. 23 ust. 5 updof, który mówi z kolei, iż przebieg takiego pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika (pracodawcę) na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu, czyli w tym przypadku pracownik. W razie braku tej ewidencji, wypłacone pracownikowi wydatki z tytułu wykorzystania w podróży służbowej swojego prywatnego samochodu nie będą mogły zostać zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów.

Warto wiedzieć
Wypłacane pracownikom należności z tytułu podróży służbowych co do zasady w całości stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawcy (z wyjątkiem wskazanym wyżej). Jeżeli jednak pracodawca wypłaci te należności w wysokości przekraczającej ustawowe limity, nadwyżka ponad nie będzie stanowiła dla pracowników przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.