Kiedy nocleg pracowników kontrahenta będzie kosztem podatkowym?

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka świadczy usługi budowlane na terenie całego kraju. Przy wykonywaniu poszczególnych inwestycji korzysta m.in. z usług podwykonawców (z reguły na podstawie zawartych umów o roboty budowlane). Zapewnia przy tym nocleg pracownikom tych podwykonawców w pobliżu placu budowy, za który to nocleg kontrahent nie jest obciążany (koszty noclegów nie są na niego refakturowane).

W zależności od ofert dostępnych w danej lokalizacji, noclegi są zapewniane w bursach, hotelach pracowniczych lub kwaterach wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania. Noclegi te mają charakter zbiorowy, tzn. w jednym pokoju przebywa więcej niż jedna osoba.

Treść części podpisanych umów z podwykonawcami nie zawiera żadnych informacji odnośnie finansowania noclegów, gdyż często nie jest konieczne zapewnienie noclegów przez cały okres trwania umowy, często podwykonawcy sami przez pewien czas (w ramach własnych możliwości) zapewniają sobie nocleg. W innych umowach odgórnie jest wskazane, że to na wnioskodawcy ciąży pokrycie kosztów noclegu.

Spółka zadała pytanie, czy w takich sytuacjach sfinansowany nocleg dla pracowników podwykonawców może zostać zaliczony do jej kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. madhourse - Fotolia.com

Zakwaterowanie kontrahenta można rozliczyć w kosztach firmy?

Jeżeli z zawartej umowy wynika, że przy wykonywaniu danego zlecenia koszty noclegu pracowników zleceniobiorcy pokrywa zleceniodawca, może on je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Zauważyć przy tym należy, że aby wydatki na rzecz podwykonawców uznać za koszty uzyskania przychodu, konieczność ich ponoszenia winna wynikać z prawidłowo zawartych umów. (...)

Wydatki poniesione z tytułu noclegów na rzecz podwykonawców nie zostały wprost wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 updop, jednakże aby takie wydatki zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów własnej działalności gospodarczej musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy między tymi kosztami a przychodem (w tym zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów). Wydatki te muszą również dotyczyć określonego źródła przychodów, którym w przypadku będącym przedmiotem wniosku jest działalność gospodarcza Spółki.

Mając powyższe na względzie oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny stwierdzić należy, że ponoszone przez Spółkę wydatki związane z noclegami podwykonawców, w sytuacji gdy obowiązek zapewnienia noclegów wynika z zawartych z podwykonawcami umów, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki.

Natomiast nie sposób podzielić poglądu, że takie prawo będzie przysługiwało Wnioskodawcy, w sytuacji gdy dochodzi do zapewnienia podwykonawcom noclegów na podstawie słownych ustaleń. Jak wskazano powyżej aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, obowiązek jego ponoszenia powinien mieć potwierdzenie w zawartych umowach.

Ponadto, w sytuacji ponoszenia przez Wnioskodawcę kosztów związanych z zapewnieniem noclegów pracownikom (robotnikom) podwykonawców stwierdzić należy, że wydatki te jako ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia funkcjonowania innego podmiotu (za inny podmiot), nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Tego rodzaju wydatki bowiem są kosztami innego podmiotu, gdyż wiążą się, co do zasady, z prowadzoną przez ten podmiot działalnością gospodarczą, a nie z działalnością Spółki.(...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów