Tzw. kilometrówka, czyli iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu, istotna jest w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy zwrotu kosztów używania przez pracowników ich prywatnych samochodów osobowych w celach służbowych, druga zaś używania przez podatnika jego osobowego samochodu prywatnego tudzież innego nieujętego w ewidencji środków trwałych, a wykorzystywanego do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Używanie samochodów prywatnych do celów służbowych pracodawcy zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z §1 ust. 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie danego pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Zwrot kosztów używania takich pojazdów nie dotyczy jednak tylko jazd lokalnych. Jeżeli bowiem na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na to, aby ten pierwszy odbył podróż służbową swoim prywatnym samochodem osobowym, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu z tego tytułu w wysokości stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie wyższej, niż określona w wyżej przytoczonym rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. Mówią o tym stosowne rozporządzenia w zakresie podróży służbowych odbywanych na terenie kraju bądź poza jego granicami.

Obecnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy dla samochodów osobowych przewiduje dwie stawki za 1 km przebiegu samochodu. Są to mianowicie:

• 0,5214 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ oraz
• 0,8358 zł dla samochodów osobowych z silnikami o większym litrażu

Co za tym idzie, jeżeli dla przykładu pracownik odbył swoim prywatnym samochodem o pojemności silnika 1,9 litra podróż służbową, w której pokonał 500 km, może z tego tytułu liczyć na zwrot kosztów od pracodawcy w wysokości 500 km x 0,8358 zł/km = 417,90 zł.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku wykorzystywania przez przedsiębiorcę w prowadzonej działalności gospodarczej swojego prywatnego, tudzież należącego do innego podmiotu samochodu osobowego. Chodzi tutaj oczywiście o zaliczanie wydatków związanych z takim użytkowaniem do kosztów uzyskania przychodu. Otóż art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że nie zalicza się do podatkowych kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w stosownym rozporządzeniu, o którym mowa była wcześniej (ograniczenie to nie dotyczy samochodów osobowych w leasingu operacyjnym). W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Warto przy tym pamiętać, że przebieg takiego pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby prowadzonej firmy nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tutaj zatem prowadzenie stosownej ewidencji jest konieczne, aby wydatki eksploatacyjne związane z używaniem pojazdów o których mowa wyżej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej firmy. Trzeba przy tym pamiętać, że obliczony limit wynikający z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu (czyli kilometrówka) wskazuje górną granicę uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej. Do tak ustalonej wysokości podatnik ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów wydatki faktycznie poniesione m.in. na czynsz najmu, zakup paliwa, części zamiennych, remonty, oleje, płyny i inne. Warto przy tym także pamiętać, że zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie, zaś koszty uzyskania przychodów rozlicza się narastająco w zakresie roku podatkowego. Jeżeli więc poniesione rzeczywiste wydatki nie zmieszczą się w obliczonym limicie – będzie je można uwzględnić w miesiącu następnym (oczywiście do wysokości limitu określonego w kilometrówce).

Dla przykładu podatnik używający w prowadzonej firmie wypożyczony samochód osobowy, którym w danym miesiącu przejechał 2 tys. kilometrów, a którego pojemność silnika przekracza 0,9 l, limit kilometrówki dla niego ustali na poziomie 2 000 km x 0,8358 zł/km = 1 671,60 zł. W sytuacji, gdy faktycznie poniesione wydatki wyniosą tutaj przykładowo 900 zł, będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe w pełnej wysokości. Gdyby natomiast wyniosły 2 000 zł, do kosztów uzyskania przychodu podatnik będzie mógł zaliczyć jedynie 1 681,60 zł (czyli nie więcej, aniżeli pozwala na to limit ustalony kilometrówką).

Tak jest obecnie. Od roku 2012 jednak stawki za 1 km przebiegu pojazdu wskazane wyżej mogą ulec zmianie z korzyścią dla podatników. Ministerstwo Infrastruktury przygotowało w tym zakresie już stosowny projekt rozporządzenia. Zgodnie z nim nowe stawki mają wynieść odpowiednio 0,97 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ oraz 1,01 zł dla tych, których silniki mają większy litraż. Nowelizacja przewiduje także wzrost stawki za 1 km przebiegu motocykla do kwoty 0,92 zł (obecnie jest to 0,2302 zł) oraz motoroweru do kwoty 0,81 zł (obecnie 0,1382 zł).