Ewidencja księgowa otrzymania dotacji w księgach rachunkowych i KPiR

Przeczytaj także: Dla kogo księgi rachunkowe w 2015 roku?

Dotacja a rachunkowość i PKPIR

W kontekście ewidencji dotacji w księgach rachunkowych jednostka powinna wziąć pod uwagę przede wszystkim cel, na jaki dotacja została przyznana. Inaczej należy wykazać w księgach wydatki i wpływy (w tym dotacje) w przypadku otrzymania dotacji na sfinansowanie w całości lub w części zakupu, budowy lub ulepszenia środków trwałych, a inaczej, gdy dotacja jest przeznaczona na dofinansowanie bieżącej działalności.

Drugą kwestią, która wpływa na sposób ewidencji dotacji, jest forma prawna podmiotu otrzymującego dotację. Dotacje unijne otrzymują podmioty działające w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz funkcjonujące na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących ich działalność.

W związku z obowiązującymi różnymi przepisami systemowymi podmioty gospodarcze ewidencjonują otrzymane przychody z tytułu dotacji jedną z dwóch poniższych metod:

• metodą kapitałową, zwaną także funduszową – stosują ją podmioty gospodarcze, w odniesieniu do których przepisy systemowe nie zawierają szczególnych uregulowań. Metodę kapitałową w praktyce najczęściej stosują zakłady opieki zdrowotnej, instytucje kultury, uczelnie wyższe, spółdzielnie mieszkaniowe;
• metodą wynikową, zwaną także przychodową – polega na ewidencjonowaniu środków otrzymanych z funduszy unijnych na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki otrzymującej dotację. Ujęcie otrzymanych środków z dotacji jako zwiększenia kapitałów jest dokonywane na podstawie przepisów systemowych regulujących zasady gospodarki finansowej danej grupy jednostek. W metodzie wynikowej dotacje zalicza się do przychodu na przestrzeni jednego lub większej liczby okresów sprawozdawczych. Metodę tę stosują w większości podmioty gospodarcze.

Jednostka otrzymująca dotacje ujmuje je w ewidencji w momencie rzeczywistego wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy. Otrzymane dotacje, w zależności od ich przeznaczenia, ewidencjonuje się w księgach rachunkowych jako:

• rozliczenia międzyokresowe przychodów – w przypadku otrzymania dotacji na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych; kwoty zaliczone do tych rozliczeń zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych (art. 41 ust. 1 pkt 2 u.o.r.); ich otrzymanie ujmuje się zapisem:
  • Wn: konto 130 „Rachunek bankowy”
  • Ma: konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
• przychody ze sprzedaży towarów i usług – w przypadku otrzymania dopłaty do ceny sprzedaży towarów lub usług; ich otrzymanie ujmuje się zapisem:
  • Wn: konto 130 „Rachunek bankowy”
  • Ma: konto 700 „Sprzedaż produktów” lub konto 730 „Sprzedaż towarów”
• pozostałe przychody operacyjne – w przypadku pozostałych dotacji otrzymanych na cele inne niż dopłaty do cen sprzedaży oraz nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h) u.o.r.); ich otrzymanie ujmuje się zapisem:
  • Wn: konto 130 „Rachunek bankowy”
  • Ma: konto760 „Pozostałe przychody operacyjne”