Pracodawca musi uwzględniać pracownicze koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Podatek od wynagrodzenia za pracę: koszty nie mogą przekroczyć przychodu

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca – pracodawca, zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę. Pracownik ten jednocześnie zatrudniony jest u więcej niż jednego pracodawcy i złożył wnioskodawcy wniosek z prośbą o niestosowanie kosztów uzyskania przychodu od lipca, aby w zeznaniu podatkowym nie wyszła mu kwota do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego.

Wnioskodawca zadał pytanie, czy taki wniosek pracownika może uwzględnić czy też pomimo jego złożenia musi uwzględniać koszty przy liczeniu zaliczki na podatek dochodowy pracownika? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.), za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. FotolEdhar - Fotolia.com

Zaliczka na podatek: koszty pracownicze nie są dobrowolne a przymusowe

Ustawa o PIT reguluje wprost sposób obliczania zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników. Płatnik musi tutaj obligatoryjnie uwzględniać zryczałtowane koszty uzyskania przychodu i to nawet wówczas, gdy dany pracownik pracuje w kilku firmach. Z obowiązku tego nie może zrezygnować dobrowolnie bądź na wniosek samego pracownika. Ten dopiero w rocznym PIT dokona ograniczenia tych kosztów do ustawowego limitu.

Stosownie do treści art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Przepis art. 32 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub w ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a. Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, zakład pracy, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Ponadto wskazać należy, że stosownie do art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r., poz. 1835), od dnia 1 października 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r. miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą:
1. 250 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy;
2. 300 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Natomiast w myśl art. 3 ust. 2 ww. ustawy, przy obliczaniu podatku za 2019 r. koszty uzyskania przychodów za rok podatkowy:
1. wynoszą nie więcej niż 1751 zł 25 gr - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2626 zł 54 gr - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą łącznie nie więcej niż 2151 zł 54 gr -w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 3226 zł 92 gr - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 3 ust. 2 ww. ustawy).

Wyżej cytowane przepisy art. 22 ust. 2 pkt 2 i pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 3 ust. 2 pkt 2 i pkt 4 ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, wskazują limity kosztów uzyskania przychodów, których nie można przekroczyć w sytuacji gdy pracownik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, przy czym limit ten dotyczy kosztów za cały rok podatkowy. Ograniczenie to nie odnosi się do kosztów związanych z ustaleniem miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

W świetle przytoczonych wyżej przepisów należy stwierdzić, że ustawodawca nie pozostawił płatnikom dowolności w sposobie wyliczania wysokości dochodu podlegającego opodatkowaniu, a ściśle określił sposób jego ustalenia.

Miesięczna kwota kosztów uzyskania przychodów jest stała bez względu na liczbę dokonywanych wypłat także w sytuacji zatrudnienia w dwóch lub więcej zakładach pracy.

Płatnik nie może ograniczyć ani zaniechać stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodu nawet na wniosek pracownika, ponieważ nie stanowią o tym przepisy ustawy.

Limity rocznych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są obligatoryjne dla podatników uzyskujących tego typu przychody i dokonujących samodzielnie rocznego rozliczenia podatkowego oraz dla płatników dokonujących rozliczenia swoich pracowników (PIT-40).

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że Wnioskodawca (płatnik) przy obliczaniu zaliczki na podatek pracownikowi zatrudnionemu także u innego pracodawcy, zobowiązany jest uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (za 2019 r. zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw), bez względu na przekroczenie limitu rocznego. Wnioskodawca nie może odstąpić od naliczania kosztów uzyskania przychodów na wniosek pracownika. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów