Najem nieruchomości: refakturowanie mediów w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Rozliczenie podatku dochodowego od mediów przy najmie nieruchomości

Moment ujęcia kosztów podatkowych

Niewątpliwie wartość zużytego prądu czy wody przez najemcę, który wskutek refaktury stanie się przychodem wynajmującego, jest też jego kosztem ujmowanym na podstawie faktury otrzymanej od dostawcy danego media. Powstaje jednak pytanie – powyższe traktować jako koszty bezpośrednio związane z przychodami, a więc potrącać z chwilą uzyskania przychodu, którego dotyczą, czy też jako koszty pośrednie – potrącane w dacie poniesienia? Problemu tego nie mają podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną (tutaj koszt księgują w dacie faktury). Jak jednak jest w przypadku pełnej księgowości?

Nie zostało tutaj wypracowane jednolite stanowisko. Zdaje się jednak przeważać pogląd, że są to koszty bezpośrednio związane z przychodami – a więc potrącane w momencie uzyskania odpowiadającego im przychodu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12.10.2017 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.102.2017.1.MG wyjaśnił:

„(...) Rozstrzygając przedmiotową sprawę należy wskazać, że przypisy ustaw podatkowych, tj. ustawy o pdop oraz ustawy o podatku od towarów i usług, jak również przepisy wykonawcze do tych ustaw, nie definiują pojęcia refakturowania. Termin ten został jednak zdefiniowany przez doktrynę i praktykę. Refakturowanie jest samoistną czynnością, wywołującą skutek podatkowy w postaci uzyskania przychodu należnego w momencie wystawienia faktury. Jest to przychód który może być wskazany co do kwoty i tożsamości. Koszt poniesiony w celu refakturowania usługi wiąże się bezpośrednio z przychodem z tytułu refakturowania. Podmiot zakupujący daną usługę nabywa ją na własny rachunek i we własnym imieniu, a następnie odsprzedaje ją ostatecznemu nabywcy, który jest konsumentem tej usługi. Refaktura jest więc zwykłą fakturą tyle, że wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą danej usługi. Z uwagi na bezpośredni związek kosztów nabycia mediów z przychodami z tytułu ich refakturowania i jednocześnie na brak związku pomiędzy tymi kosztami a pozostałymi przychodami przyjąć należy, że są to koszty bezpośrednio związane z przychodem. Mając na uwadze powołane powyżej przepisów oraz przestawiony opis stanu faktycznego, należy uznać, że koszty refakturowanych opłat za media, o których mowa we wniosku stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami Wnioskodawcy, gdyż dotyczą one określonego przychodu w związku z najmem lokali. W związku z tym, na podstawie art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatki poniesione z ww. tytułu powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, czyli w dacie uzyskania przychodu, z którym są związane. (...)"

Data przychodu

W zakresie daty powstawania przychodu przepisy ustaw o podatku dochodowym również nie zawierają wprost uregulowań dla refakturowania mediów, w związku z czym należy się tutaj kierować zasadami ogólnymi.

To strony umowy najmu zatem w dużej mierze decydują tutaj, jak będzie powstawał przychód z tytułu refakturowania mediów. I tak jeżeli przyjmą one, że media są rozliczane w okresach rozliczeniowych, przychód będzie powstawał w ostatnim dniu takiego okresu, nie rzadziej niż raz w roku. Okres rozliczeniowy nie musi się przy tym pokrywać z okresem rozliczeniowym samego najmu/dzierżawy

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13.05.2018 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.68.2018.2.JG stwierdził:

„(…) Zatem jeżeli Wnioskodawca ma miesięczny okres rozliczeniowy dla czynszu podstawowego i opłat na poczet opłaty dodatkowej, a faktury za energię i gaz otrzymuje co miesiąc, natomiast za pozostałe media co kwartał, to powinien przychody z tytułu czynszu podstawowego, opłat na poczet opłaty dodatkowej oraz z tytułu refaktury za energię i gaz wykazywać w ostatnim dniu przyjętego przez strony okresu rozliczeniowego (na koniec każdego miesiąca za które są należne), a pozostałe media ostatniego dnia kwartału.(…)”

Jeżeli zaś strony umowy najmu/dzierżawy nie ustalą, że refakturowane media są rozliczane w okresach rozliczeniowych, przychód powstanie co do zasady w dniu wystawienia refaktury – zgodnie z zasadą ogólną. Większego znaczenia nie będzie miał utaj okres, którego refaktura dotyczy skoro jest tutaj przyjmowana pewna fikcja prawna, że w przypadku refakturowania usług mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej, niż usługa, której refakturowanie dotyczy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12.10.2017 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.72.2017.2.MG wyjaśnił:

„(…) skoro w umowach najmu dotyczących stany faktycznego Nr 2 pkt a) i b) nie wskazano okresów rozliczeniowych dotyczących refakturowania mediów to, w rozpatrywanej sytuacji zasadnym, będzie określenie momentu uzyskania przychodu z tytułu obciążenia najemców kosztami wykorzystanych przez nich mediów na podstawie art. 12 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a więc w dacie wystawienia refaktury. W tym samym momencie powstanie również przychód dotyczący refaktur mediów w zakresie dotyczącym stanu faktycznego Nr 2 pkt c), z którego wynika, że w umowach najmu nie określono okresów rozliczeniowych, co oznacza, że przychów z tego tytułu powstanie w dacie wystawienia refaktur.(…)”