Koszty uzyskania przychodu w rocznym zeznaniu podatkowym 2020

Przeczytaj także: Koszty uzyskania przychodu w PIT za 2019 r.

Umowa o pracę: koszty ryczałtowe lub rzeczywiste przejazdy

Najpopularniejsza forma zatrudnienia i zarabiania to umowa o pracę. Pensja z etatu jest głównym źródłem utrzymania większości pracowników zatrudnionych u zewnętrznych pracodawców. Jednocześnie przychody z pracy są odrębnym źródłem przychodów w podatku dochodowym, z których trzeba się rozliczyć z fiskusem (na ogół na zeznaniu PIT-37).

Przychody z pracy są opodatkowane skalą podatkową. Podstawą obliczenia podatku (opodatkowania) jest dochód pomniejszony o przysługujące odliczenia, wśród których znajdują się m.in. koszty uzyskania przychodu.

Pracownicy etatowi jednakże nie uwzględniają tutaj w rachunku podatkowym faktycznych kosztów związanych z zatrudnieniem. Ustawodawca maksymalnie uprościł sposób określania tych kosztów, który nie do końca jest sprawiedliwy dla samych zainteresowanych. Dostępne są dwa rozwiązania: ryczałtowe koszty kwotowej lub udokumentowane przejazdy. Najpowszechniejszym są koszty w z góry określonej kwotowej zryczałtowanej wysokości.

W przypadku kosztów ryczałtowych na ich wysokość nie ma wpływu wartość uzyskanego wynagrodzenia jak też ewentualne faktyczne wydatki, które pracownik musi ponieść aby dane wynagrodzenie uzyskać (np. wynajem dodatkowego lokum w przypadku miejsca pracy położonego w znacznej odległości od miejsca zamieszkania, koszty dojazdu samochodem). Większego znaczenia nie ma także wymiar etatu pracownika jak i liczba przepracowanych w danym miesiącu dni czy godzin.

Ich wysokość ustawodawca nakazuj dzielić jedynie z uwagi na ilość zawiązanych stosunków pracy oraz to, czy pracownik mieszka w tej samej czy innej miejscowości, aniżeli znajduje się zakład pracy.

Koszty ryczałtowe są stosowane do każdego etatu (na etapie liczenia zaliczki na podatek przez płatnika - zakład pracy). W PIT rocznym jednakże suma wartości miesięcznych kosztów nie może przekroczyć limitów rocznych, o których mowa wyżej. Limitów tych nie pilnują jednakże płatnicy na etapie ustalania zaliczek na podatek – każdy z nich stosuje koszty w zryczałtowanej wysokości. Dopiero w rocznym PIT sam zainteresowany dokonuje stosownego ograniczenia. Efekt na ogół jest taki, że przy braku ulg podatkowych podatnik mający kilka etatów musi po prostu dopłacić podatek należny fiskusowi.

Warto wiedzieć
Zdaniem organów podatkowych koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom za miesiące przepracowane, a nie miesiące, w których wynagrodzenie jest wypłacane.

Koszty „rzeczywiste”, czyli bilety za przejazdy komunikacją publiczną

Zamiast kosztów ryczałtowych pracownicy mogą też uwzględniać koszty rzeczywiste. Niestety ich katalog został przez ustawodawcę istotnie ograniczony, podobnie jak i sposób ich dokumentowania. Jako koszty faktyczne ustawodawca nakazuje przyjąć tutaj wyłącznie koszty dojazdu do miejsca pracy i powrotu do miejsca zamieszkania. Koszty te nie są wprawdzie limitowane, co jednak nie oznacza, że nie są one ograniczone w inny sposób.

Jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Pracownik nie może zaś po stronie kosztów uwzględnić wydatków na paliwo wlewane do własnego samochodu, którym dojeżdża codziennie do pracy, wydatków na taksówkę, czy też przejazdu busami należącymi do prywatnych przewoźników i to nawet wówczas, gdy skorzystanie z tzw. „komunikacji publicznej” nie będzie możliwe. Nie można tutaj odliczyć także innych kosztów (np. wynajmu mieszkania czy podnoszenia kwalifikacji zawodowych niezbędnych w pracy, które pracownik pokrył z własnej kieszeni itd.).

Menedżer oraz członek zarządu mają ryczałtowe koszty kwotowe

Koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3.000 zł rocznie (jeżeli przychody takie uzyskiwane są z więcej niż jednego stosunku prawnego) należy stosować również w stosunku do niektórych przychodów zaliczanych do tzw. działalności wykonywanej osobiście. Chodzi tutaj o:

• przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek
• przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych
• przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

Inna działalność wykonywana osobiście, czyli umowa o dzieło czy zlecenie – z kosztami procentowymi

Zatrudnieni na umowach cywilnoprawnych czyli umowach zlecenie i o dzieło (potocznie nazywanych śmieciowymi) również mają prawo do kosztów zryczałtowanych, ale określanych procentowo od uzyskanego przychodu

Również przy tego rodzaju przychodach ustawodawca dopuszcza zastosowanie kosztów rzeczywiście poniesionych (gdy są one wyższe od ryczałtowych). W odróżnieniu od etatowców nie są to tylko przejazdy. W faktycznie poniesionych wydatkach ustawodawca pozwala uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem danego zlecenia bądź dzieła (obowiązuje ogólna zasada zaliczania wydatków za koszty - tak jak dla firm), a nie tylko samych przejazdów. Należy pamiętać, że koszty te rozlicza się kasowo, a więc dopiero w monecie faktycznego poniesienia wydatku. Sam rachunek czy faktura to zatem za mało – trzeba posiadać jeszcze potwierdzenie zapłaty pieniędzy.

Inne źródła z kosztami jak przy zleceniu

Procentowe koszty uzyskania przychodu (w wysokości 20% uzyskanego przychodu) stosuje się także do przychodów z innych źródeł, ale uzyskanych wyłącznie na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło.

50% koszty dla praw autorskich

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - koszty uzyskania przychodu stosuje się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Obok powyższych koszty 50% stosuje się (art. 22 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy):

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną

Należy też pamiętać, że łącznie 50% koszty podatkowe nie mogą przekroczyć w danym roku kwoty 85 528 zł. Limit jest jeden dla wszystkich tytułów, do których stosuje się koszty 50%.

Działalność gospodarcza – dochody rzeczywiste

Przedsiębiorcy płacący podatek od dochodu w swoich rozliczeniach uwzględniają koszty faktycznie poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ustalane na podstawie posiadanych dowodów księgowych oraz prowadzonych ksiąg, mając na uwadze z jednej strony przepisy o momencie rozpoznania kosztu, z drugiej zaś katalog wyłączeń z kosztów podatkowych. W bardzo podobny sposób koszty rozliczają rozliczający przychody z prywatnego najmu (pamiętając, że w tym ostatnim przypadku zarówno przychody jak i koszty są rozliczane kasowo (w dacie ich otrzymania/faktycznego poniesienia tj. zapłaty).