Bezpłatny przewóz pracowników a ich przychód podatkowy

Przeczytaj także: Dowóz do i z pracy a przychód pracownika

Odpowiedź
Decydując się na zapewnienie swoim pracownikom dowozu do miejsca wykonywania pracy, należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe ustalenie ewentualnych przychodów pracowników z tytułu finansowania im kosztów dojazdu z domu do zakładu pracy i z powrotem.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności różnego rodzaju dodatki, ekwiwalenty i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Kluczowe - z punktu widzenia ustalenia przychodu pracownika w związku ze zorganizowaniem dojazdów, o których mowa powyżej - będzie to, czy istnieje możliwość ustalenia przez pracodawcę wartości takiego świadczenia na rzecz konkretnej osoby.

Jeżeli zdecyduje się on na zorganizowanie dojazdu pracowników w ten sposób, że zawrze umowę z firmą przewozową, która obciąży go bezpośrednio kosztami przewozu, możliwość ustalenia przychodu pracowników z tytułu korzystania przez nich z transportu zależeć będzie od sposobu dokonywania przez pracodawcę rozliczeń z taką firmą.

Jeżeli z przewoźnikiem rozliczać się on będzie w ten sposób, że wysokość płaconego mu wynagrodzenia zależna będzie od tego, czy określony pracownik skorzystał z przewozu (np. na podstawie imiennych biletów lub prowadzonej ewidencji przewożonych pracowników), wówczas będzie trzeba ustalić przychód każdego pracownika korzystającego z transportu. Przychód ten, który należy opodatkować, będzie odpowiadać wysokości wynagrodzenia należnego przewoźnikowi za dowóz danego pracownika.

Potwierdza to pismo Izby Skarbowej w Łodzi z 29 listopada 2004 r. (nr PB I-3/4150/44/04/PM). Czytamy w nim, że: "W przypadku gdy wydatki na sfinansowanie (dofinansowanie) dojazdów do pracy pracowników są imiennie adresowane, należy je traktować jako świadczenie ponoszone za pracownika wymienione w art. 12 ust. 1 updof. Wartość takiego świadczenia stanowi więc dla pracowników przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych."
Jeżeli natomiast wynagrodzenie płacone firmie przewozowej będzie niezależne od tego, czy wskazany z nazwiska pracownik korzystał z jej usług w danym okresie (gdyż będzie zależeć np. od ilości dni świadczenia usług transportowych, ilości przejechanych kilometrów lub po prostu będzie stanowić miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe) - wówczas nie da się ustalić przychodu poszczególnych pracowników w związku z korzystaniem przez nich z transportu. W konsekwencji wartość świadczeń z tego tytułu nie będzie u nich podlegać opodatkowaniu.

Taki wniosek nasuwa się z cytowanego już wyżej pisma Izby Skarbowej w Łodzi. Stwierdzono w nim bowiem, że: "(...) jeżeli pracodawca, zgodnie z zawartą umową z przewoźnikiem, opłaca prawo ogółu pracowników do korzystania z usług transportu zbiorowego, a przewoźnik nie wystawia imiennych rachunków za korzystanie z usług przez konkretnych pracowników - lecz pracodawca wydatki te pokrywa w formie ryczałtu bez względu na to, czy pracownik korzysta z przedmiotowych świadczeń, czy też z nich nie korzysta, to wydatki zakładu pracy nie stanowią przychodu pracowników i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych."


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.