Przewodnik PIT freelancera. Jak rozliczyć PIT, który formularz wybrać i jakie ulgi wykorzystać?

Przeczytaj także: Jesteś freelancerem? Uważaj na te częste błędy w rozliczeniu PIT

Raport "Freelancing w Polsce. Między stabilnością a adaptacją" zrealizowany przez platformę Useme przy współpracy z agencją badawczą ABR Sesta pokazuje, że freelancing przestaje być alternatywą dla etatu, a staje się pełnoprawnym obszarem rynku pracy. To samo badanie wskazuje, że rynek wolnych strzelców to przestrzeń, gdzie spotykają się doświadczeni eksperci z nową falą specjalistów - ponad 45 proc. respondentów pracuje w obecnej specjalizacji dwa lata lub krócej, co oznacza, że co roku spora grupa “wolnych strzelców” po raz pierwszy staje przed obowiązkiem złożenia deklaracji podatkowej w nowej roli. Jak rozliczyć PIT w zależności od przyjętej formy współpracy?

Rozliczenie PIT bez działalności gospodarczej

Zgodnie z raportem Useme największa grupa badanych freelancerów korzysta z form rozliczeń, które nie wymagają prowadzenia działalności gospodarczej. Aż 52 proc. “wolnych strzelców” rozliczało się w ubiegłym roku na bazie umowy cywilnoprawnej, a 31 proc. poprzez platformy pośredniczące. Brak konieczności prowadzenia firmy to rozwiązanie szczególnie popularne wśród osób, które pracują projektowo w sposób nieregularny lub łączą freelancing z etatem.

Freelancerzy bez działalności rozliczają się jako osoby fizyczne według skali podatkowej. W praktyce wygląda to tak, że dochody uzyskane bez działalności gospodarczej wykazuje się najczęściej w formularzu PIT-37. To standardowa deklaracja dla osób, których zaliczki na podatek były pobierane przez płatnika – czyli zleceniodawcę lub platformę.

Freelancer otrzymuje od każdego zleceniodawcy informację PIT-11, na podstawie której uzupełnia roczne zeznanie. Jeśli w ciągu roku współpracowaliśmy z wieloma klientami, liczba dokumentów może być dość duża, dlatego przed złożeniem deklaracji warto zweryfikować, czy otrzymaliśmy komplet dokumentów. Warto wiedzieć, że obowiązek rozliczenia przychodów leży na podatniku nawet wtedy, kiedy nie otrzyma on PIT-11.

Jeśli w ramach działalności freelancerskiej korzystamy z platform, w tym wypadku to one występują jako pośrednik w rozliczeniach i nawiązują w naszym imieniu umowy ze zleceniodawcami. Nasi użytkownicy otrzymują od nas w okresie podatkowym jedno zbiorcze zestawienie przychodów za cały rok, co znacząco upraszcza proces składania deklaracji – mówi Przemysław Głośny, CEO platformy Useme.

Warto pamiętać, że obowiązek złożenia PIT istnieje zawsze, nawet jeśli zaliczki na podatek były pobierane na bieżąco w trakcie roku.

Rozliczenie a działalność nierejestrowana

Osoby, które są na początku swojej freelancerskiej drogi lub osiągają niewielkie przychody, często decydują się także na prowadzenie działalności nierejestrowanej. To forma aktywności zarobkowej bez zakładania firmy, dostępna dla osób spełniających określone warunki. Najważniejszym z nich jest limit kwartalnych przychodów, który nie może przekroczyć 10.813,50 zł brutto. Po osiągnięciu takiego przychodu pojawia się obowiązek rejestracji działalności gospodarczej.

Przychody z działalności nierejestrowanej nie są rozliczane jak działalność gospodarcza - są one opodatkowane według skali podatkowej i wykazuje się je w formularzu PIT-36.

Freelancer z działalnością gospodarczą

Freelancerzy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają w ramach deklaracji PIT większe możliwości optymalizacji podatkowej, ale wiąże się to jednocześnie z większą liczbą obowiązków formalnych. W kontekście PIT kluczowe znaczenie ma forma opodatkowania, którą przedsiębiorca wybrał na dany rok.

Skala podatkowa
Rozliczenie na zasadach ogólnych oznacza opodatkowanie dochodu według stawek 12% i 32% i daje freelancerowi możliwość korzystania z kwoty wolnej od podatku, prawo do wspólnego rozliczenia z małżonkiem, a także opcję odliczania kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku freelancer składa PIT-36.

Podatek liniowy
Podatek liniowy to stała stawka opodatkowania w wysokości 19%, niezależnie od wysokości dochodu. Jest często wybierany przez freelancerów osiągających wyższe przychody. W tej opcji nie obowiązuje kwota wolna od podatku, a także nie ma opcji wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Rozliczenie następuje na formularzu PIT-36L.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt polega na opodatkowaniu przychodu, a nie dochodu. Oznacza to brak możliwości odliczania kosztów, ale jednocześnie wiąże się to z uproszczoną księgowością. Stawka ryczałtu zależy od rodzaju wykonywanej działalności. W tym przypadku freelancer składa do Urzędu wypełniony formularz PIT-28.

Ulgi i preferencje – jak realnie obniżyć podatek?

Początek okresu rozliczeń to najlepszy moment, by upewnić się, że wszystkie dostępne ulgi zostały prawidłowo uwzględnione. Podstawowym mechanizmem jest kwota wolna od podatku, która obniża należny PIT przy rozliczeniu według skali podatkowej.

W przypadku działalności gospodarczej freelancerzy mogą skorzystać z preferencji składkowych, jak: ulga na start, preferencyjne składki ZUS czy Mały ZUS Plus. Ich prawidłowe zastosowanie ma wpływ nie tylko na bieżące rozliczenie, ale też na opłacalność prowadzenia działalności w kolejnych latach.

Freelancerzy mogą również korzystać z dodatkowych ulg, takich jak:

• Ulga prorodzinna - można ją stosować w deklaracjach PIT za 2025 r., gdy składamy PIT-36 lub PIT-37.
• Ulga na internet - dostępna przy rozliczaniu PIT-36, PIT-37, a także PIT-28. W ramach tej ulgi możemy odliczyć maksymalnie 760 zł rocznie wydatków poniesionych na dostęp do Internetu, na podstawie rachunków lub faktur. Warto tu zaznaczyć, że ulga na internet może być stosowana maksymalnie przez dwa kolejne lata dla tego samego podatnika.
• Ulga rehabilitacyjna - obowiązuje w PIT-36 i PIT-37 i obejmuje wydatki związane z niepełnosprawnością — np. zakup leków, turnusy rehabilitacyjne, adaptacje mieszkań, utrzymanie psa asystującego czy świadczenia pielęgniarskie. Wiele kategorii wydatków w ramach tej ulgi ma własne limity odliczeń, a część – takie jak leki – może być odliczana w określonych kwotach miesięcznych.
• Darowizny – np. na cele pożytku publicznego, kościelne lub kształcenie zawodowe – można odliczyć do 6 % dochodu.

Rozliczenie okazją do analizy modelu pracy

Roczne zeznanie podatkowe należy złożyć do 30 kwietnia. Dotyczy to wszystkich freelancerów – niezależnie od formy pracy. Aby nic nie przeoczyć, warto zadbać o rozliczenie wcześniej niż z końcem kwietnia, tak by mieć czas na skompletowanie wszystkich dokumentów oraz sprawdzenie, czy wszystkie źródła dochodu są uwzględnione w naszym zeznaniu podatkowym.

Rozliczenie roczne to dla wielu freelancerów także dobry moment, by na bazie analizy całościowych kosztów i dochodów odpowiedzieć sobie na pytanie, jaką formę pracy wybrać w kolejnym roku – działalność gospodarczą, działalność nierejestrowaną, czy może model hybrydowy przez platformy, takie jak nasza, gdzie użytkownicy mogą wystawiać faktury bez firmy, a jednocześnie mają dostęp do dodatkowych opcji, jak benefity czy ubezpieczenie zdrowotne – podsumowuje Przemysław Głośny z Useme.