Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

Podobną fakturę korygującą wystawia się w razie zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych bądź zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat wpłaconych przez niego przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, tj.: datę jej wystawienia, kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, co do zasady numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku oraz co do zasady numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury bądź w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym - miesiąc i rok dokonania sprzedaży, jeśli podatnik podał te dane na fakturze;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;
• kwotę podwyższenia podatku należnego.

Faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek w jakiejkolwiek pozycji faktury zawiera numer kolejny, datę jej wystawienia i ww. dane zawarte w pierwotnej fakturze, prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.

Zatem także w przypadku przepisów § 14 rozporządzenia fakturowego zaszły tylko niewielkie zmiany w stosunku do regulacji obowiązujących w 2012 r. Nowe brzmienie § 14 ust. 3 rozporządzenia ogranicza zakres danych wymaganych dla faktur korygujących wystawianych w najbardziej powszechnych przypadkach, poprzez rezygnację z obowiązującego dawniej wymogu umieszczania obok prawidłowej treści korygowanych pozycji także pozycji i kwot błędnie wskazanych w fakturze korygowanej. Stanowi to znaczne uproszczenie przy wystawianiu faktur korygujących we wskazanych przepisem przypadkach. Nowe brzmienie przepisów § 14 ust. 3 nie stoi na przeszkodzie, aby w fakturze umieszczać więcej danych niż wymagane, tj. takich jak np. kwoty podane w omyłkowej wysokości w zestawieniu z kwotami w wysokości prawidłowej.
Wystawcą faktury korygującej jest sprzedawca.

Nota korygująca
Innymi dokumentami zmieniającymi faktury mogą być noty korygujące. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi (z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury wskazujących miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, a także kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, oraz kwotę należności ogółem), może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Noty korygujące powinny zawierać wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”. Dla swej poprawności nota korygująca powinna też zawierać co najmniej:

• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• takie dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, jak data jej wystawienia oraz data dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym - miesiąc i rok dokonania sprzedaży, jeśli podatnik podał te dane na fakturze;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Podkreślić należy, że wystawcą noty korygującej jest nabywca.
Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Jedyną istotną zmianą w zasadach wystawiania not korygujących, wprowadzoną z początkiem 2013 r., jest rezygnacja z obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej. Przepis wymaga jedynie akceptacji noty przez wystawcę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron.

Duplikat
W przypadku gdy jakaś faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2. nabywca w przypadkach, gdy ma wystawić fakturę, wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3. organ egzekucyjny czy komornik wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie zawiera wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Faktury wewnętrzne
Zmiana brzmienia przepisów § 24 rozporządzenia fakturowego wiąże się z uchyleniem części przepisów, do których ten przepis się odwoływał i co do zasady nie wnosi istotnych zmian w zakresie wystawiania dokumentów określonych mianem faktur wewnętrznych.

Odnośnie faktur wewnętrznych należy jednak zwrócić uwagę na zmianę wprowadzoną przepisem art. 11 pkt 11 ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342). Zmiana ta bowiem oznacza odejście od obowiązku dokumentowania wskazanych w tym przepisie czynności fakturami wewnętrznymi na rzecz prowadzenia przez podatnika dowolnej dokumentacji, która takie czynności będzie odzwierciedlać. Podatnicy nadal mogą wystawiać takie dokumenty, jeśli tylko taka będzie ich wola.