Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

W obrocie niekiedy przedsiębiorcy wystawiają tzw. faktury pro-forma – przed zawarciem transakcji. Pełnią one jedynie rolę informacyjną o złożonej ofercie bądź są potwierdzeniem zamówienia. Faktura pro-forma zawiera rodzaj i cenę towaru (kwoty netto, VAT). „Faktura” ta nie jest uznawana za fakturę VAT i zawsze musi być zastąpiona fakturą właściwą. Nie stanowi ona postawy zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, gdyż nie jest dowodem dokonania transakcji. Podatnik, mimo że otrzymał taką fakturę, nie może jej zaewidencjonować do kosztów. Z księgowaniem musi poczekać do czasu otrzymania właściwej faktury dokumentującej faktyczną transakcję.

Faktury VAT RR
Podatnik podatku od towarów i usług nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego, wystawia w 2 egzemplarzach fakturę dokumentującą zakup tych produktów. Faktura taka, oznaczona jako „Faktura VAT RR”, powinna zawierać co najmniej:
a) imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
b) NIP lub PESEL sprzedawcy i nabywcy,
c) numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wystawienia tego dokumentu i nazwę organu, który go wydał, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną,
d) dzień, miesiąc i rok dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
e) nazwy zakupionych produktów rolnych,
f) jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
g) cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
h) wartość zakupionych produktów rolnych, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
i) stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
j) kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów rolnych,
k) wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
l) kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,
m) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury.

Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych, w którym oświadcza on, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze, oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Oświadczenie to sporządza się jako osobny dokument. Dokument ten powinien zawierać datę zawarcia i przedmiot umowy, datę sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie oraz:

1. imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2. numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL sprzedawcy i nabywcy,
3. numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną.

Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy.
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa więc na kupującym (nie zaś na sprzedającym) który przekazuje rolnikowi ryczałtowemu jej oryginał. Oryginały i kopie faktur VAT RR rolnicy ryczałtowi oraz ich kontrahenci obowiązani są przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument.

Rolnik ryczałtowy w zakresie prowadzonej działalności rolniczej dostarczający produkty rolne zwolniony jest z obowiązku wystawiania faktur VAT, prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów towarów i usług, składania deklaracji VAT-7, dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego.

Faktura korygująca
Jeśli chodzi o dokumenty zmieniające fakturę, to przepisy § 13 rozporządzenia fakturowego w brzmieniu zarówno poprzednim, jak i zmienionym z początkiem 2013 r. regulują zasady wystawiania faktur korygujących. Co do zasady znowelizowane przepisy stanowią odzwierciedlenie regulacji wcześniej obowiązujących. Wprowadzone modyfikacje polegają jedynie na odpowiednim dostosowaniu do zmian wprowadzonych w pozostałych przepisach rozporządzenia fakturowego.

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz „KOREKTA” albo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA”.
W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont), podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą tę fakturę. Aktualnie jeśli podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca
powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, tj.: datę jej wystawienia, kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, co do zasady numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku oraz co do zasady numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury bądź w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym - miesiąc i rok dokonania sprzedaży, jeśli podatnik podał te dane na fakturze;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem;
• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
• kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Gdy zaś podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów czy usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, wystarczy, że faktura korygująca będzie zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy oraz co do zasady numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
• okres, do którego odnosi się udzielany rabat;
• kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.