Koszty paliwa zużytego w jazdach prywatnych przez pracownika

Regulacje ustawowe

Od pewnego czasu ustawodawca określił, czy pracownik korzystający nieodpłatnie z firmowego samochodu uzyskuje przychód oraz jak go wyliczyć.

Na tym regulacje ustawowe się kończą. Prawodawca nawet nie pokusił się o wyjaśnienie, co mieści się w przychodzie z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika - czy jest to sam koszt udostępnienia samochodu, czy też inne dodatkowe „bonusy” w postaci chociażby przejechanego paliwa.

Sporne sponsorowane paliwo

Organy podatkowe solidarnie uznają, że wartość paliwa stanowi odrębne świadczenie, które jest dodatkowym przychodem pracownika. Nie mieści się ono zatem we wskazanych wyżej limitach ryczałtowych przychodu.

Potwierdzeniem powyższego jest chociażby wydana ostatnio interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 31.08.2016 r. nr IBPB-2-1/4511-312/16-1/HK, w której czytamy: „(...) że ryczałtowo określona wartość przedmiotowego nieodpłatnego świadczenia nie obejmuje kosztów zakupu paliwa lecz obejmuje wyłącznie koszty pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, a w związku z tym również koszty ubezpieczenia, bieżące naprawy, przeglądy, wymianę części eksploatacyjnych np. wymiana opon, do których poniesienia Wnioskodawca jest zobowiązany niezależnie od tego czy pracownik będzie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych czy też nie. Należy jeszcze raz podkreślić, że ustawodawca w art. 12 ust. 2a ustawy wskazał wyraźnie, że chodzi o świadczenia związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czy z oddaniem do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych) a nie wszelkie pochodne koszty związane z używaniem.

Kwota ryczałtu określona w ustawie nie obejmuje zatem kosztów paliwa, w sytuacji gdy samochód służbowy wykorzystywany jest do celów prywatnych pracownika. (...)

W sytuacji zatem, gdy pracodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać wydatki pracownika na paliwo zużyte w innych celach niż służbowych, wówczas wartość tego paliwa będzie stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy(...)

ryczałtowo określona wartość przedmiotowego, nieodpłatnego świadczenia będzie obejmowała wyłącznie koszty Wnioskodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, a w związku z tym również do których poniesienia Wnioskodawca będzie zobowiązany niezależnie od tego czy pracownik będzie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych czy też nie (koszty ubezpieczenia, koszty eksploatacyjne, koszty serwisowania i napraw).

W sytuacji, gdy Wnioskodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać wydatki pracownika na paliwo wykorzystywane w innych celach niż służbowych, wówczas wartość tego paliwa będzie stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy. Kwota ryczałtu określona w ustawie nie obejmuje zatem kosztów paliwa, w sytuacji gdy samochód służbowy wykorzystywany jest do celów prywatnych pracownika. (...)”

Inny pogląd zdają się reprezentować sądy administracyjne. Przykładowo WSA w Warszawie w wyroku z dnia 05.05.2016 r. sygn. akt III SA/Wa 1925/15 uznał, że nie ma żadnego uzasadnienia, aby jeden rodzaj wydatków, jakim są wydatki na paliwo, uznać za odrębne świadczenia. Nie jest bowiem możliwe wykorzystywanie samochodu bez zakupu paliwa i na takie rozumienie przepisu ustawy podatkowej wskazuje także przyjęta przez ustawodawcę konstrukcja określania wysokości ryczałtu. Został on mianowicie powiązany z pojemnością silnika samochodu. Jest to zaś parametr warunkujący w pierwszej kolejności zużycie paliwa, natomiast jego wpływ na wysokość innych kosztów eksploatacyjnych jest znikomy.

Podobnie wypowiedział się chociażby WSA w Opolu w wyroku z dnia 06.05.2016 r., sygn. akt I SA/Op 68/16. Obydwa zaprezentowane wyroki są jednakże nieprawomocne, zaś na rozstrzygnięcie NSA przyjdzie nam tutaj jeszcze poczekać.

Reasumując jeżeli pracodawca nie chce wchodzić w spór z organami podatkowymi, powinien określić pracownikowi dodatkowy przychód z tytułu faktycznie przez niego zużytego paliwa. Sądy administracyjne wprawdzie póki co zdają się wskazywać, że paliwo to mieści się w ryczałcie przychodu ustalanym za używanie samochodu, niemniej każdy wyrok wydawany jest w indywidualnej sprawie. Nie są to także rozstrzygnięcia ostateczne, zaś NSA nie zajął tutaj jeszcze stanowiska.

Co z kosztami?

Tutaj organy podatkowe także są jednomyślne. Otóż jeżeli wartość paliwa zużytego przez firmowy samochód do jazd prywatnych pracowników trafia do przychodu pracownika, to wydatek związany z zakupem tego paliwa stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu (por. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 18.05.2016 r. nr IBPB-1-2/4510-329/16/MS).