Podróże służbowe (wakacyjne) a koszty firmy

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Konferencja dla klientów
Według założeń organizatorów konferencja, np. promująca nowy produkt ma trwać jeden dzień, natomiast wypoczynek pozostałe sześć dni. Można przypuszczać, że zasadniczym celem wyjazdu jest zaspokojenie osobistych potrzeb kontrahentów, przy czym nie ponoszą oni żadnych kosztów, natomiast ich rodziny opłacają całość wydatków. Nie ma wątpliwości, że koszty wyjazdu rodzin klientów nie mogą stanowić kosztu podatkowego, natomiast co do kosztów ponoszonych na rzecz klientów, zdania są podzielone- czy mogą w pełni stanowić koszt, czy należy je zaliczyć do kosztów reprezentacji?

- Mimo że dana firma nie zajmuje się na co dzień organizacją odpłatnych szkoleń czy konferencji, są one związane z zapewnianiem firmie źródła przychodów. I powinny być rozpatrywane jako koszty przychodów. W ten sposób firmy budują relacje handlowe, pozyskują nowych klientów i przedłużają umowy z dotychczasowymi – mówi Małgorzata Siwek, Prezes Wellton Sp. z o.o.

Szkolenia wewnętrzne
Te same wątpliwości powstają w wypadku szkolenia własnych pracowników. Jeśli seminarium podnoszące kwalifikacje zaplanowane jest na dwa dni, a na wypoczynek przeznaczone jest pozostałe pięć, to jak traktować cały wyjazd?

- Szkolenie jest dość problematycznym wyjazdem w interpretacji prawa. Interpretacja takiego wydatku wchodzi dość ściśle pod zakres delegacji pracowników firmy, zarówno pod kątem przedsiębiorstwa organizującego szkolenie, jak również uczestniczących w nim kontrahentów (jako delegacje ze swoich jednostkowych przedsiębiorstw). Szkolenie nie jest stricte wyjazdem służbowym, ponieważ w trakcie jego trwania nie są wykonywane czynności związane z działalnością firmy (kupno, sprzedaż, podpisanie umowy). W związku z tym, podczas trwania takiego szkolenia pracownikom nie przysługują żadne diety, obowiązujące podczas delegacji – wyjaśnia Prezes Wellton Sp. z o.o.

Zatem szkolenie wewnętrzne nie jest traktowane jako delegacja i pracownikom nie przysługuje wypłata ryczałtów i diet. Natomiast wszystkie poniesione koszta, odpowiednio zafakturowane, mogą być odliczone od podatku.

Szkolenie połączone z wyjazdem integracyjnym
Seminarium zarówno dla kontrahentów jak i pracowników może być połączone z wyjazdem integracyjnym. W takim wypadku to pracodawca organizujący wyjazd opłaca z pieniędzy firmy wszystkie wydatki i wlicza je w koszta.

Szkolenie za granicą
Wyjazd poza granicę kraju na okres jednego tygodnia, z czego jeden dzień ma zostać przeznaczony na działania edukacyjno – szkoleniowe, jest typowym wyjazdem rekreacyjnym z jednym dniem przeznaczonym na działalność bezpośrednio związaną z osiągnięciem przychodu. Jednakże bez odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, nie możemy tego jednoznacznie stwierdzić.

- Wyjazd ten owszem, może mieć charakter edukacyjno - szkoleniowy. Wtedy istniałaby możliwość zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu w firmie. Sprawą sporną jest uznanie do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z pobytem i szkoleniem kontrahentów. Najprawdopodobniej musielibyśmy uznać, że sytuacja taka dotyczyłaby wyłącznie pracowników firmy organizującej wyjazd, kontrahenci natomiast mogliby uzyskać dokumenty stwierdzające poniesione koszty dotyczące swojej indywidualnie prowadzonej działalności gospodarczej – tłumaczy Małgorzata Siwek.