Podróże służbowe (wakacyjne) a koszty firmy

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Koszty organizacji szkolenia – co wliczyć?
Głównym potwierdzeniem szkoleniowego charakteru wyjazdu jest dokumentacja z odbytego seminarium. Jak mówi praktyka, organizacja spotkania czy szkolenia powinna charakteryzować się przygotowaną jasno agendą, materiałami szkoleniowymi (wydrukowanymi dla poszczególnych uczestników). Uczestnicy szkolenia powinni wcześniej otrzymać informację o planowanym harmonogramie i planie szkolenia, powinno zostać wskazane miejsce szkolenia, sposób zaopatrzenia cateringowego spotkania, partycypacja w kosztach, informacje dotyczące szkoleniowców czy trenerów, jak również imienne wyszczególnienie liczby uczestników.

W myśl przepisów najprostszym sposobem rozliczania świadczeń za wykonaną usługę jest przedstawienie faktury za jedną usługę, a nie rozbijanie jej na szereg odrębnych świadczeń (przejazd, wiza, pobyt w hotelu, wycieczki). W koszty szkolenia wliczamy po pierwsze wydatki związane stricte z konferencją, tj. materiały, wynajem sal konferencyjnych. Dojazd odliczamy w momencie, kiedy firma posiada wystawioną na siebie fakturę, że dokonała zakupu określonej liczby biletów na pociąg lub fakturę na benzynę za określoną liczbę kilometrów do miejsca szkolenia. Nocleg, wyżywienie i pobyt, by mógł być wliczony w koszta, musi być zafakturowany. Koszta poniesione na rzecz noclegu i wyżywienia muszą być zebrane na zbiorczej fakturze, gdzie zostanie wykazana liczba uczestników konferencji. Odliczenia jednakże można dokonać tylko za wydatki poniesione na rzecz pracowników, nie zaś kontrahentów. Kontrahenci natomiast mogliby indywidualnie uzyskać dokumenty stwierdzające poniesione koszty dotyczące swojej działalności gospodarczej.

Zebranie wszystkich faktur, rachunków, potwierdzeń ma na celu szczegółowe udokumentowanie przebiegu wyjazdu szkoleniowego, w razie pojawienia się wątpliwości ze strony Urzędu Skarbowego.

Odbyte szkolenie powinno zostać potwierdzone imiennymi certyfikatami, jako dowód obecności i uczestnictwa w szkoleniu. Ale jeśli szkolenie kończy się certyfikatem, wszelkie koszty poniesione po otrzymaniu stosownego dokumentu nie będą mogły być odliczone. Natomiast jeśli kursu nie wieńczy żaden certyfikat, można założyć, że szkolenie mogło trwać cały tydzień.

Rozliczanie się z podatku
Podstawowym pytaniem na jakie starają się odpowiedzieć przedsiębiorcy jest kwestia czy tygodniowy wyjazd jest związany z prowadzoną działalnością?

Urząd Skarbowy zwraca uwagę na to czy konferencje, szkolenia, kursy i seminaria organizowane przez przedsiębiorcę są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tzn. jeśli dana firma zajmuje się sprzedażą i dystrybucją klamek i zamków, nie może odliczyć sobie kursu z zakresu kosmetologii. Organizatorzy zobowiązani są do udowodnienia, że dane szkolenie jest ściśle związane z tematyką działalności firmy.

- Ciężar udowodnienia tego faktu spoczywa na podatniku, dlatego warto zgromadzić potrzebne w tym celu dokumenty, jak np. plan konferencji czy szkolenia, poruszane tam tematy, listy obecności, itp. Wszelkie koszty związane z organizacją konferencji należy zaksięgować – w zależności od przyjętej w jednostce polityki rachunkowości – np. w pozostałe koszty, usługi obce, itp. – jeżeli koszty konferencji mają związek z prowadzoną przez jednostkę działalnością. W sytuacji, gdy część kosztów nie jest związana z kosztami uzyskania przychodów, a są te koszty przenoszone na innych uczestników pobytu, należy potraktować je jako refakturę kosztów i tym samym zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych – wyjaśnia Prezes Wellton Sp. z o.o.

Temat wliczania w koszta wyjazdów szkoleniowych połączonych z wypoczynkiem jest kwestią bardzo niejednoznaczną i dość często spotykane są liczne wyłączenia w kosztach uzyskania przychodu czynione przez organy podatkowe. Najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się zatem, zwracanie w każdej przedmiotowej sprawie o indywidualną interpretację podatkową do właściwej Izby Skarbowej.