Zbiorcza faktura a koszty firmy i VAT

Przeczytaj także: Wydatki na leczenie pracownika w delegacji a koszty firmy

Zakupy udokumentowane fakturą wystawioną na spółkę stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów. Z uwagi na charakter i przeznaczenie zakupionych towarów, wydatki te bez wątpienia nie są kosztami reprezentacji ani reklamy.

Przekazanie towarów pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy. Podlega również opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeśli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa pracy. W takiej sytuacji przekazanie nie podlega opodatkowaniu VAT. Możliwe są również inne, alternatywne rozwiązania omówione w dalszej części odpowiedzi.

Pracownik nie musi legitymować się pisemnym upoważnieniem do dokonywania drobnych zakupów.

Przekazanie zakupionych towarów pracownikom stanowi nieodpłatne świadczenie w naturze, zaliczane do przychodów ze stosunku pracy (art. 10 ust. 1 pkt 1 oraz art. 12 ust. 1 updof). Wartość tego przychodu określa się na podstawie cen rynkowych - wartości brutto z faktury dokumentującej zakup (art. 11 ust. 2, w związku z art. 12 ust. 3 updof).

Przekazanie takie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i powinno być udokumentowane fakturą wewnętrzną (art. 7 ust. 2 pkt 1 oraz art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Jeśli przekazanie niektórych z ww. towarów (np. napojów) stanowi świadczenie, do którego pracodawca zobowiązany jest na mocy przepisów prawa pracy, to uzyskany tą drogą przychód pracownika korzysta ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

W sytuacji takiej przekazanie nie będzie stanowić dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt ustawy o VAT, i nie będzie podlegało opodatkowaniu tym podatkiem. Będzie to bowiem przekazanie na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem.

Możliwe jest również obciążenie pracownika za dokonane zakupy, ale w tej sytuacji przekazanie towarów będzie stanowić odpłatną dostawę towarów dokonaną przez spółkę (art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o VAT), która powinna być zaewidencjonowana jako sprzedaż i ewentualnie udokumentowana fakturą VAT lub paragonem fiskalnym.

Rozważać można także obciążenie pracownika kosztami zakupu, przy jednoczesnym wyłączeniu wartości towarów zakupionych przez pracowników z kosztów podatkowych spółki oraz uznaniu, że VAT naliczony w części odpowiadającej tym zakupom pozostaje bez związku z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu i spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w tej części (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a contrario). Jednak to rozwiązanie jest akurat mało klarowne i nie zasługuje, moim zdaniem, na uwagę.

Kwestia możliwości korzystania przez pracowników z tej formy zakupów nie została uregulowana w ogólnie obowiązujących przepisach prawa, lecz pozostaje w sferze stosunków wewnętrznych spółki, zaś pracownik nie musi legitymować się imiennym upoważnieniem do ich dokonywania. Możliwość taka wynikać może zatem z zapisów regulaminów, polityki rachunkowości lub innych dokumentów ustanowionych przez organy spółki.


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.