Otrzymana zaliczka w podatku VAT i dochodowym

Przeczytaj także: Wynajem nieruchomości w podatku dochodowym i VAT

Przyjęcie zaliczki a przychód podatkowy
Otrzymanie części należności o charakterze zaliczki przed dostawą towarów/wykonaniem usługi rodzi obowiązek podatkowy, ale jedynie na gruncie podatku VAT. Dla podatku dochodowego samo przyjęcie takiej częściowej przedpłaty jest neutralne.

Zaliczka w VAT - obowiązek podatkowy
Jeżeli przed wykonaniem usługi lub też przed dokonaniem dostawy towaru sprzedawca otrzymał na konkretne zamówienie część zapłaty, na gruncie podatku od towarów i usług powstaje obowiązek podatkowy (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Podstawą opodatkowania jest kwota, jaką przedsiębiorca faktycznie otrzymał. Obowiązek podatkowy powstaje więc w odniesieniu do kwoty, jaka została otrzymana, a nie do całej należności za usługę/towar.

---

Uwaga: Otrzymana zaliczka to kwota brutto. Dla celów ewidencji podatkowej należy zastosować wyliczenie wartości VAT metodą “w stu”, uwzględniając fakt, że przyjęta część należności opodatkowana jest stawką VAT właściwą dla zamówienia (towaru/usługi), którego dotyczy.

---

Przyjętą część zapłaty należy zewidencjonować fakturą zaliczkową. Wystawia się ją w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym otrzymano część zapłaty. Mimo to należy pamiętać, iż obowiązek podatkowy powstaje w dacie otrzymania pieniędzy. Wystawienie faktury zaliczkowej w następnym miesiącu, na co zezwalają przepisy podatkowe, nie powoduje przesunięcia okresu, za który należy rozliczyć należny podatek VAT. Jeżeli sprzedaż dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, przyjętą zaliczkę należy udokumentować, wystawiając paragon fiskalny.

Zaliczka w podatku dochodowym - brak przychodu
Inaczej niż w przypadku ustawy o VAT rozlicza się zaliczki na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tu bowiem samo przyjęcie części zapłaty na poczet przyszłych transakcji nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.

---

Uwaga: Zgodnie z ustawą o PIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Przyjęcie zaliczki na gruncie podatku dochodowego jest neutralne podatkowo.

---

W przypadku czynnych podatników VAT przyjęcie zaliczki będzie wykazywane jedynie w rejestrze sprzedaży VAT, natomiast nie będzie wykazywane w ewidencji dotyczącej podatku dochodowego (KPiR). W sytuacji podatników korzystających ze zwolnienia z VAT otrzymanie częściowej wpłaty o charakterze zaliczki będzie podlegało jedynie ewidencji pozapodatkowej (np. dokument kasowy KP, zapis w zeszycie przeznaczonym do ewidencji zaliczek).

Wycofanie z transakcji - zatrzymanie zaliczki
Nawet po wpłacie zaliczki klient może wycofać się z transakcji. Zaliczka nie musi mieć charakteru zwrotnego, jak to jest w przypadku kaucji. W zależności od umowy z klientem wpłacona na poczet zamówienia zaliczka może więc nie być zwracana, nawet jeżeli zamawiający wycofuje się z zamówienia. Wówczas sprzedawca musi zachować szczególną ostrożność.

---

Uwaga: Zatrzymana zaliczka po rezygnacji klienta z zamówienia staje się przychodem na gruncie podatku dochodowego.

---

Otrzymana i niezwrócona część zapłaty staje się przychodem sprzedawcy, mimo iż transakcja sprzedaży nie doszła do skutku. Obowiązek podatkowy z tytułu zatrzymanej zaliczki powstaje w momencie odstąpienia klienta od zawartej ze sprzedawcą umowy. Warto zatem dopilnować aby rezygnację z zamówienia przyjąć na piśmie (nie wyklucza się tu formy elektronicznej e-mail) opatrzonym w datę. Ta bowiem będzie wyznaczała moment powstania przychodu w ustawie o PIT, czyli np. moment wpisu zdarzenia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisu będzie więc faktura zaliczkowa (bądź paragon) wraz z pisemnym odstąpieniem od zamówienia.

Zatrzymane zaliczki są przychodem również zdaniem organów podatkowych
Przyjmowane na poczet dostawy towarów/wykonania usług zaliczki stanowią zabezpieczenie zawartej transakcji, dlatego przedsiębiorcy taką formę rozliczeń z klientem często wykorzystują w praktyce. Zagadnienia związane z zaliczkami bywały już niejednokrotnie przedmiotem wydawanych przez organy skarbowe indywidualnych interpretacji podatkowych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 grudnia 2012 r. (syg. ITPB1/415-973/12/WM) czytamy:

“(...) Jednak, gdy Wnioskodawca uznaje, iż jest uprawniony, do zatrzymania kwot wpłacanych przez kontrahenta z tytułu przedpłaty (zadatku, zaliczki), ponieważ nie doszło do zawarcia umowy ostatecznej z winy kontrahenta - który nie wywiązał się z warunków wynikających z umowy wstępnej, to wówczas w dacie zatrzymania, kwota ta zmieni swój charakter.

W związku z tym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym zatrzymana przedpłata (zaliczka lub zadatek), stanowi – w momencie jej zatrzymania - przychód w rozumieniu art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W każdym przypadku jeżeli nie dochodzi do transakcji kupna - sprzedaży z winy kupującego (bez względu na przyczynę: czy to klient rozmyślił się, czy zrezygnował, czy brak jest z nim kontaktu), a otrzymana zaliczka zostaje zatrzymana, sprzedawca zobowiązany jest wykazać przychód na gruncie podatku dochodowego. Podatek VAT bowiem został już wykazany w momencie przyjęcia częściowej zapłaty.