Koszty poniesione przed założeniem firmy - czy można rozliczyć?

Przeczytaj także: Kiedy aplikacja prawnicza w kosztach prowadzonej działalności?

Wydatki mogą powstać przed startem działalności

Niejednokrotnie rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej wymaga pewnych wydatków, które trzeba ponieść jeszcze przed jej rejestracją. Przedsiębiorca musi np. zadbać o odpowiedni wygląd siedziby swojej firmy przeprowadzając remont albo też zapłacić czynsz za wynajem. Częstym wydatkiem jest zakup mebli, wyposażenia, artykułów biurowych.

Oczywiście to nie wszystkie koszty jakie wiążą się z założeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może zlecić stworzenie odpowiedniej strony internetowej, zaprojektowanie i wydrukowanie ulotek reklamowych czy zdecydować się na usługi doradcze mające na celu pozyskanie dotacji. Mogą pojawić się także wydatki narzucone obowiązującymi przepisami. Wśród nich zgłoszenie jako VAT-owiec albo za uzyskanie koncesji pozwalającej na prowadzenie działalności.

Wszystkie wymienione tu wydatki, poniesione jeszcze przed rejestracją firmy w CEIDG, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. O ile spełnione zostaną pewne warunki.

Jak udokumentować powstały wydatek?

Prawo do zaliczenia w koszty wydatków powstałych przed założeniem firmy możliwe jest przede wszystkim wtedy, kiedy mają one związek z przyszłą działalnością. Niezbędne jest również ich odpowiednie udokumentowanie. Jak to zrobić? Mogą temu posłużyć faktury lub rachunki poświadczające konkretny zakup i wystawione na przyszłego przedsiębiorcę. Nie są tu wymagane żadne dane powstającej dopiero firmy.

Trochę inaczej wygląda to w przypadku opłat dokonanych na rzecz państwa. Zaliczenie ich do kosztów możliwe jest na podstawie dowodu zapłaty, np. potwierdzenia dokonania przelewu. Prawa do rozliczenia kosztów nie dają za to paragony, nie widnieją bowiem na nich dane osoby, która poniosła wydatek.

Wydatki powstałe przed rejestracją działalności należy zaliczyć do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym rozpoczyna się ich użytkowanie w firmie.

Rozliczenie kosztów może następować „na raty”

Często zakupy na firmę (również te poniesione przed jej powstaniem) można rozliczyć w kosztach jednorazowo. Nie zawsze takie postępowanie jest jednak właściwe. W przypadku wydatków na skłądniki majątku, których wartość przekracza kwotę 3,5 tys zł, a przedsiębiorca ma zamiar wykorzystywać je w firmie dłużej niż rok, wymagane jest ich zaliczenie do środków trwałych.

Konieczna jest również amortyzacja. Cóż to takiego? Otóż tym terminem określa się proces zaliczania wydatków w koszty nie jednorazowo, ale stopniowo (na raty). To postępowanie często spotykane w kontekście zakupu samochodu osobowego, maszyn, czy drogiego specjalistycznego oprogramowania.

Amortyzacja możliwa jest również w przypadku wydatków, których wartość nie przekracza 3,5 tys. zł. Tu jednak tylko od przedsiębiorcy zależy czy zdecyduje się na rozliczenie zakupu w kosztach jednorazowo czy poprzez amortyzację.

Czy możliwe jest odliczenie VAT od zakupów dokonanych przed założeniem firmy?

Ważna jest także kwestia odliczenia VAT od wydatków, które zostały poniesione przez rejestracją działalności gospodarczej. Czy taka opcja jest w ogóle możliwa? Generalnie przedsiębiorca może odliczyć VAT od zakupów, o ile zarejestrował się jako czynny podatnik VAT, dokument sprzedaży wystawiony jest na jego imię i nazwisko, a zakupy służą działalności gospodarczej. Dodatkowo odliczenia VAT nie mogą odgórnie zabraniać przepisy.

Identyczne zasady obowiązują, jeśli wydatki zostały poniesione choć firma jeszcze faktycznie nie funkcjonuje.

Prawo do rozliczenia istnieje jednak wyłącznie w stosunku do faktur, które pochodzą maksymalnie z dwóch miesięcy lub kwartałów poprzedzających złożenie pierwszej deklaracji VAT. Odliczenie VAT nie jest możliwe jeżeli faktura została wystawiona na inną osobę (np. współmałżonka).

Arkadiusz Caryk,