Koszty podatkowe: dokumentowanie usług niematerialnych

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: dokumentowanie zakupów od ludności

Jest faktura - jest koszt. To często stosowane sformułowanie nie zawsze jest prawdziwe. Przede wszystkim bowiem faktura musi dokumentować poniesienie kosztu związanego z działalnością gospodarczą (a nie np. wydatku prywatnego). Ponadto organy podatkowe coraz częściej zwracają też uwagę na to, czy dana czynność faktycznie miała miejsce czy też przypadkiem nie jest pozorna (bądź czy wskazana na fakturze kwota odpowiada faktycznie wykonanym czynnościom). W jaki sposób? Nakazują gromadzić dodatkową dokumentację dowodzącą zasadności poniesienia kosztu oraz jego wysokości.

Jakie warunki musi spełniać wydatek, aby stał się kosztem uzyskania przychodu?

Ustawy o podatku dochodowym wskazują, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wykazanych w katalogu wydatków za takowe nieuznawanych z mocy samych ustaw.

Warunki dokumentowania kosztu

Dowód, na podstawie którego ujmowany jest dany koszt, również powinien zawierać określone informacje. Dowody takie mogą się od siebie różnić. Również poszczególne akty prawne je różnie definiują (rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, ustawa o rachunkowości). Mówiąc w pewnym uproszczeniu jednakże zawsze chodzi o to, aby dowód księgowy zawierał informacje o stronach transakcji, dacie jej przeprowadzenia, przedmiocie (opisie) transakcji jak też jej wartości. Na ogół jest to dowód zewnętrzny (czyli wystawiony przez kontrahenta-sprzedawcę), ale nie zawsze.

Podstawowym dowodem księgowym jest tutaj oczywiście faktura wystawiona zgodnie z przepisami VAT-owskimi czy tzw. rachunek uproszczony. Dopuszczalne są jednakże również inne dowody potwierdzające poniesienie kosztu.

Usługi niematerialne na cenzurowanym

Faktura czy rachunek to podstawowe dowody księgowe, na podstawie których ujmowane są koszty w rachunku podatkowym. Coraz częściej są jednak niewystarczające, zwłaszcza gdy dotyczą one usług niematerialnych (czyli takich, które nie generują powstania czegoś materialnego, jak usługi doradcze, marketingowe, zarządzania, pozyskiwana danych itp.).

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 26 września 2011 r. nr ILPB3/423-270/11-4/EK uznał, że „(...) W celu udowodnienia związku niektórych kosztów z przychodami niewystarczająca jest sama faktura. Dotyczy to w szczególności kosztów poniesionych na usługi niematerialne(...). W celu udowodnienia, iż wydatki poniesione na zakup tego rodzaju usług były poniesione w celu uzyskania przychodów, konieczne jest posiadanie przez podatnika dodatkowych dowodów świadczących przede wszystkim o ich wykonaniu.

W tym celu Spółka powinna gromadzić dokumentację dotyczącą wykonanych na Jej rzecz usług, potwierdzającą faktyczne wykonanie usługi w formie m. in.: umowy o świadczenie usług, sprawozdań, raportów, opinii, analiz ekonomicznych zawierających przykładowo informacje nt. podjętych czynności, zakresu wykonanych usług, wniosków z przeprowadzonych analiz, rekomendacji dotyczących działań, wiadomości e-mail, faktur ze specyfikacjami dotyczącymi wykonanych poszczególnych usług.

(...) tylko właściwie udokumentowany wydatek, pozostający w związku z działalnością podatnika, który ten wydatek zalicza do kosztów, mający bezpośredni lub pośredni wpływ na uzyskiwane przychody, będzie mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów.(...)”

Organ podatkowy nadmienił też, że przepisy podatkowe nie mówią, jak powinna wyglądać tutaj taka dodatkowa dokumentacja. Wskazują jednak, iż musi ona potwierdzać faktyczne wykonanie usługi oraz celowość i racjonalność wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo - skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami. Dokumenty takie gromadzi podatnik i to on ocenia, czy są wystarczające, aby na ich podstawie wydatki mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Na odpowiednie dokumentowanie ponoszonych kosztów uwagę zwracają przy tym nie tylko urzędnicy, ale i sądy administracyjne

Dla przykładu WSA w Warszawie w wyroku z dnia 16 stycznia 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 968/11 uznał, że samo powoływanie się na zawarcie umowy czy istnienie faktury nie może być wystarczające do wykazania związku wydatku z przychodem.

Sąd podkreślił, że brak - w rozpatrywanej sprawie -wiarygodnych dowodów potwierdzających wykonanie spornych usług marketingowych przez kontrahenta oraz brak zapłaty za te usługi przez skarżącą – nie spełnienia przesłanek płynących z art. 15 ust. 1 u.p.d.p. (a więc definiującego koszty podatkowe). Podmiot, który wlicza w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość usług (w rozpoznawanej sprawie marketingowych), musi wykazać istnienie realnych dowodów potwierdzających ich wykonanie, podobnie jak wykazanie związku pomiędzy wydatkiem a przychodem.

Dodatkowe koszty

Przy usługach (w tym niematerialnych) strony często umawiają się, że zamawiający zapłaci wykonawcy nie tylko określone wynagrodzenie, ale także zwróci poniesione przez wykonawcę koszty związane z wykonaniem usługi. Jak powyższe jest dokumentowane? Niestety często wykazujemy się w tym zakresie minimalizmem, który nie zawsze wychodzi nam na dobre. Otóż wykonawca w drugiej (czy kolejnej) pozycji faktury (bądź nawet odrębną fakturą) wpisuje po prostu „koszty dodatkowe zgodnie z umową z dnia ....”, podaje ich wartość i na tym koniec. Takie postępowanie może być kwestionowane przez fiskusa. Ten bowiem chciałby wiedzieć, jakiego rodzaju koszty dodatkowe zostały poniesione, czy spełniają definicję kosztu podatkowego oraz czy aby czasem nie znalazły się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.77.2017.1.EN uznał, że brak wskazania na refakturze otrzymanej od podwykonawcy dokładnych wydatków, jakie zostały poniesione w związku z realizacją umowy marketingowej, a jedynie wskazanie na takiej refakturze, że są to koszty dodatkowe, uniemożliwia przyjęcie, że wydatki te, będą stanowiły u podatnika koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.