eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plPodatkiInterpretacje i wyjaśnienia › Dokumentowanie zakupu od ludności w księgach rachunkowych

Dokumentowanie zakupu od ludności w księgach rachunkowych

2018-05-29 13:42

Dokumentowanie zakupu od ludności w księgach rachunkowych

Dowód wewnętrzny jako księgowy dokument zakupu © animaflora - Fotolia.com

Dokumentowanie zakupu od ludności palet drewnianych dowodami zastępczymi, które będą zawierały określone ustawowo informacje, uprawnia do ich rozliczenia w kosztach podatkowych - uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24.05.2018 r. nr 0115-KDIT3.4011.164.2018.2.WR.

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: dokumentowanie zakupów od ludności

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?


Spółka zamierza nabywać palety używane oraz uszkodzone od tzw. ludności, czyli osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Tak nabyte palety (stanowiące odpad poużytkowy) będą podlegały naprawie i regeneracji zepsutych elementów. Te, które nie będą nadawać się do naprawy, zostaną wykorzystane do naprawy innych palet.
Palety po naprawie będą natomiast sprzedawane.

Na okoliczność zakupu uszkodzonych palet od ludności będzie prowadzone dzienne zestawienie zakupu palet będące podstawą do sporządzania dowodów wewnętrznych zawierających następujące informacje:
• datę i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków (wspólnik lub pracownik Spółki),
• nazwę towaru (odpadu poużytkowego), ilość, cenę jednostkową i wartość.

Dowody te będą też zawierały niżej wymieniony elementy:
• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• nazwy i adresy obu stron transakcji,
• opis operacji,
• datę sporządzenia dowodu (jeżeli jest inna niż data transakcji),
• podpis wystawcy dokumentu.

W przypadku zakupu palet używanych nieuszkodzonych będzie sporządzana umowa kupna sprzedaży.

Zadano pytanie, czy w takim przypadku udokumentowanie wydatków na zakup palet od ludności będzie wystarczające na potrzeby zaliczania ich do kosztów podatkowych w podatku dochodowym od osób fizycznych? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

fot. animaflora - Fotolia.com

Dowód wewnętrzny jako księgowy dokument zakupu

Dokumentem księgowym są także dokumenty zastępcze - w tym wewnętrzne. Dokumenty te muszą zawierać ściśle określone informacje. Nie mogą być też zbyt szeroko stosowane. Jeżeli jednak warunki ich zastosowania zostaną spełnione - dokumenty te dają podstawę do ujęcia kosztu podatkowego, a nie tylko bilansowo.


„(...) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Podkreślić należy, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności że pozostaje on w związku przyczynowo – skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy - pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi ponadto zostać prawidłowo udokumentowany.

Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych uregulowane zostały w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395, z późn. zm.). A zatem, wydatki mogące wpłynąć na wysokość dochodu - ponoszone przez podmiot prowadzący ww. księgi - można uznać za właściwie udokumentowane wtedy, gdy sposób udokumentowania jest zgodny z wymogami określonymi w tej ustawie.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ust. 1 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ww. ustawy).

Przepis ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy dowód obcy dokumentujący określoną operację nie może być otrzymany na czas. Kierownik jednostki może wówczas wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu zastępczego dla odzwierciedlenia tej operacji. W momencie otrzymania dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego, aby sprawdzić, czy nie występują rozbieżności. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy dokonać zapisów korygujących, doprowadzających do poziomu zgodnego ze stanem wynikającym z dowodu obcego.

Brak możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego może dotyczyć również sytuacji, gdy podatnik dokonuje zakupu towaru od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Osoba taka nie ma bowiem możliwości wystawienia faktury. Za pomocą dowodów zastępczych nie można jednak dokumentować operacji związanych z zakupami opodatkowanymi podatkiem VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jak stanowi przepis ust. 1a tego artykułu, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1. w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2. w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W myśl przywołanego już art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Dowodem księgowym, a więc jedynym dokumentem dającym podstawę do ujęcia transakcji gospodarczej w omawianych księgach, może być wyłącznie dowód zawierający wszystkie elementy określone jako niezbędne w art. 21 tej ustawy. Taki dowód, sporządzony zgodnie z przepisami ww. ustawy, będzie w sposób właściwy dokumentował fakt poniesienia wydatków przez podatnika prowadzącego księgi rachunkowe.

Spółka komandytowa, w której Wnioskodawca jest wspólnikiem, będzie skupowała od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej palety drewniane, w celu ich dalszej odsprzedaży. Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a przedmiotowe transakcje zakupu będą dokumentowane dowodami wewnętrznymi, sporządzonymi na podstawie dziennych zestawień zakupu. Dowody te będą zawierały wszystkie elementy, jakie zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości muszą się znaleźć w dowodzie księgowym. Wydatki potwierdzone takimi dowodami przy zachowaniu pozostałych wymogów ww. ustawy, będą zatem prawidłowo udokumentowane w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki poczynione na zakup palet drewnianych nie są wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym. Niewątpliwie Wnioskodawca będzie je ponosił w związku z prowadzoną działalnością – w celu uzyskania przychodu, a zatem (o ile faktycznie ten związek wykaże), spełnione zostaną przesłanki z art. 22 ust. 1 tej ustawy. Na podstawie dowodów zastępczych sporządzonych w sposób opisany w poprzednim akapicie Wnioskodawca będzie więc mógł zaliczyć przedmiotowe wydatki do kosztów uzyskania przychodów.(...)”


Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów

Przeczytaj także

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: