Usługi gastronomiczne w kosztach podatkowych - wybrane problemy

Przeczytaj także: Usługi cateringowe: (nie)odliczony VAT a koszty podatkowe

Wyżywienie w podróży służbowej

Pracownik w podróży służbowej to zwiększone koszty dla pracodawcy. Jest on bowiem zobowiązany ponieść też wszystkie wydatki z tą podróżą związane. Jednocześnie wydatki takie może na ogół zaliczyć do kosztów podatkowych.

Tak jest m.in. z wydatkami na wyżywienie pracownika w podróży służbowej. Te nie został wprost wyłączone z podatkowych kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Tyczy się to zarówno wypłaty diet jak i zapewnienia pracownikowi posiłków. Oczywiście wydatek taki musi spełniać ogólną definicję kosztu, czyli zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Musi też być racjonalnie i ekonomicznie uzasadniony oraz odpowiednio udokumentowany.

Pewne wątpliwości budzi sytuacja, gdy faktyczne wydatki na wyżywienie przekraczają wartość przysługującej pracownikowi diety. Tutaj jednak organy podatkowe przyznają, że również nadwyżka wydatków ponad limit diety może być kosztem podatkowym (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 03.03.2016 r., nr IBPB-1-1/4510-64/16/NL).

Spotkanie biznesowe

Spora część spotkań biznesowych z kontrahentami odbywa się w restauracjach. Ich nieodzownym elementem jest spożywanie posiłku podczas takich rozmów. Podobnie jest ze spotkaniami w siedzibie firmy, gdzie często jest zamawiane jedzenie na wynos.

Tak uznał m.in. Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13.09.2017 r. nr DPP13.8221.3A.2017.MNX. Warto przy tym zadbać o prawidłowe udokumentowanie takiego wydatku. Sama faktura za usługę gastronomiczną czy cateringową może bowiem nie być wystarczająca. Szerzej na ten temat pisaliśmy w artykule: Usługi gastronomiczne w kosztach firmy: faktura zakupu to za mało.

Impreza integracyjna

Obecnie przyjęta praktyka wskazuje, że jeżeli celem organizacji imprezy integracyjnej (okolicznościowej) dla pracowników jest integracja załogi, poprawa komunikacji między pracownikami, atmosfery w pracy czy zacieśnienie więzi z pracodawcą itd., wydatki poniesione na jej organizację (finansowane ze środków obrotowych; zupełnie inaczej jest w przypadku sfinansowania jej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) co do zasady mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Sytuacja komplikuje się, gdy w imprezie biorą udział nie tylko pracownicy.
I tak w wydanej dnia 30.01.2018 r. interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB2-1.4010.359.2017.1.AP Dyrektor KIS przyznał, że sfinansowane wydatki na organizację imprezy integracyjnej przypadające zarówno na pracowników, jak i osoby im towarzyszące, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Wymagane tutaj jest oczywiście ich odpowiednie udokumentowanie.

Jeżeli jednak w imprezie biorą udział także osoby spoza firmy (niezwiązane z pracownikami), np. kontrahenci, zleceniobiorcy czy podwykonawcy, to w zakresie, w jakim wydatki na organizację imprezy na nich przypadają, kosztu rozpoznać nie można (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 09.01.2018 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.411.2017.1.MS).