Biała lista VAT: nie sprawdzasz - stracisz koszty podatkowe

Przeczytaj także: Biała lista podatników VAT - nowe wyjaśnienia fiskusa

Zgodnie z art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. 2019 poz. 865 z późn. zm., dalej jako ustawa o PDOP), podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (transakcje między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł):

• została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
• została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub
• pomimo zawarcia na fakturze wyrazów "mechanizm podzielonej płatności" zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.

Może jednak dojść do sytuacji, w której np. ze względu na przeoczenie, weryfikacja ta nie zostanie przeprowadzona. Jak w takiej sytuacji powinien postąpić podatnik, a przede wszystkim, czy taka płatność zostaje przez sam fakt braku weryfikacji wyłączona z kosztów uzyskania przychodów?

Rozważając powyższą kwestię, należy rozpocząć od wskazania, iż ustawodawca nie nałożył na podatników w analizowanych przepisach obowiązku dokonywania weryfikacji ich kontrahentów. Zdarzeniem, z którym wiązana jest sankcja w postaci braku możliwości zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodów, jest dokonanie płatności na rachunek bankowy niezawarty w wykazie. Niezasadne byłoby zatem rozciąganie negatywnych dla podatnika skutków także na inne sytuacje, nie objęte treścią art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o PDOP.

Biorąc to pod uwagę, należy wskazać, iż nawet w razie braku sprawdzenia numeru rachunku bankowego kontrahenta, płatność może podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (zakładając oczywiście spełnienie przesłanek ogólnych z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP), jeżeli rachunek ten jest zawarty w wykazie na dzień zlecenia przelewu – nawet jeżeli podatnik regulujący należności nie posiada takiej wiedzy.

Nie oznacza to oczywiście, żeby zasadne było dokonywanie płatności bez uprzedniej weryfikacji ich odbiorcy – działanie takie jest niewątpliwie ryzykowne, a w przypadku wystąpienia sporu z organem podatkowym podatnik nie będzie mógł tłumaczyć się brakiem wiedzy o niezawarciu danego rachunku w wykazie. Powyższa teza ma jedynie na celu wskazanie, iż brak takiej weryfikacji nie powoduje konieczności wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Należy także pamiętać, iż możliwe jest dokonanie wstecznej weryfikacji kontrahenta, już po dokonaniu płatności. Jak wskazano w art. 96b ust. 2 ustawy o VAT, wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych w sposób umożliwiający sprawdzenie, w tym automatycznie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia. Numery rachunków zostały natomiast wskazane w ust. 3 pkt 13, zatem możliwe jest ich sprawdzenie wstecznie.

Zatem brak dokonania weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta przed zleceniem płatności nie wyklucza dopuszczalności uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodów, o ile rachunek na który została dokonana płatność, na dzień jej zlecenia, znajdował się w wykazie. Sprawdzenia można dokonać wstecznie, nawet po dokonaniu płatności. Działanie takie, chociaż nie jest konieczne, należy zarekomendować ze względów dowodowych – dokonanie weryfikacji oraz zapisanie informacji uzyskanych w drodze czynności weryfikacyjnych (nawet jeżeli miały one miejsce już po dokonaniu płatności), umożliwi podatnikowi zgromadzenie środków dowodowych w razie wystąpienia sporu z organem podatkowym.

Bartosz Suławko, Kierownik zespołu ds. podatków bezpośrednich w ECDP TAX Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp. k