Ewidencja towarów: która metoda najlepsza?

Przeczytaj także: Zarządzanie magazynem z materiałami różnego pochodzenia

Dotychczas w ewidencji księgowej stosowano metodę porównania stanów magazynowych z ewidencją magazynową i doksięgowania lub wyksięgowania różnic. Jednakże wysokość tych różnic jest dość duża, ze względu na błędy, które są do wychwycenia dopiero na koniec roku, przy inwentaryzacji.

Pytanie: Proszę o wskazanie metod ewidencji towarów. Zależy mi na odzwierciedleniu rzeczywistego stanu magazynu.

Odpowiedź: Możliwe warianty ewidencji towarów podaję w poniższej tabeli.
Wyjaśnienie: Ewidencja towarów zależy od zakresu występowania działalności handlowej oraz jej form (detaliczna, hurtowa).

Ewidencja szczegółowa (księgi pomocnicze) może być prowadzona w formie:

• ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

• ewidencji ilościowej, prowadzonej dla poszczególnych składników w jednostkach naturalnych, wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego (najczęściej miesiąca), za który następują rozliczenia z budżetem,

• ewidencji wartościowej, w jednostkach dokonujących sprzedaży detalicznej,

• ewidencji polegającej na odpisywaniu w koszty wartości towarów w momencie ich zakupu, połączonej z ustalaniem stanu tych składników oraz korektą kosztów, nie później niż na dzień bilansowy
(art. 17 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm., dalej: uor).

Przy wycenie zapasów w ewidencji można stosować ceny zakupu, ceny nabycia lub ceny ewidencyjne ustalone na poziomie cen zakupu, nabycia lub cen sprzedaży, stosowane w przypadku wartościowej ewidencji towarów, np. w sklepach lub zakładach gastronomicznych.

Cena nabycia jest to cena zakupu składników aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzania do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski (art. 28 ust. 2 uor).

Ustawa o rachunkowości (art. 34 ust. 1 pkt 1 uor) dopuszcza również wycenę materiałów w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów i wyniku finansowego.

Cena zakupu jest ceną, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług. W przypadku importu do ceny zakupu zalicza się również cło, podatek VAT niepodlegający odliczeniu oraz podatek akcyzowy.