Umowa kupna sprzedaży jako dowód zakupu w PKPiR?

Przeczytaj także: Wydatek niewłaściwie udokumentowany w kosztach firmy

Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca zamierza nabyć na potrzeby prowadzonej firmy używaną maszynę od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej (prywatnej). Strony umówiły się na cenę sprzedaży 2 500 zł. Przedsiębiorca prowadzi na cele podatku dochodowego księgę przychodów i rozchodów. Na podstawie jakiego dokumentu winien ująć koszt zakupu przedmiotowej maszyny w księdze?

Odpowiedzi na zadane pytanie nie znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, a jedynie wskazówkę, gdzie jej szukać. Otóż art. 24a ust. 1 tejże ustawy mówi, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Odrębnymi przepisami o których mowa wyżej, stosowanymi przez podatników prowadzących księgę podatkową, jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

§12 ust. 3 tego aktu prawnego mówi, że podstawą dokonywania zapisów w księdze są przede wszystkim dowody księgowe w postaci faktur VAT (w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące).

Uprawnionymi do wystawiania faktur VAT są jednak tylko czynni podatnicy VAT, zaś obowiązek wystawiania rachunków dotyczy co do zasady także głównie przedsiębiorców. Nie ciąży on natomiast na osobach fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, którzy dokonują sprzedaży swojego majątku prywatnego.

Ustawodawca wskazał jednak, że podstawą zapisów w księdze są także inne dowody, wymienione w §13 i 14 przytoczonego rozporządzenia, o ile stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. §13 pkt 5 rozporządzenia mówi natomiast, że dowodami księgowymi są także inne dokumenty zawierające dane wskazane w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, czyli co najmniej
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Co za tym idzie, dowodem księgowym, na podstawie którego możliwe jest ujęcie kosztu w księdze, jest także umowa kupna sprzedaży, o ile zawiera powyższe informacje. Przedsiębiorca winien zawrzeć ją ze sprzedawcą w formie pisemnej zwracając szczególną uwagę, na elementy, które winna ona zawierać.

Warto wiedzieć
W przypadku składników majątku, o wartości powyżej 1 500 zł, nieuznanych za środki trwałe, które mają być wykorzystywane w firmie powyżej roku, należy ująć je w ewidencji wyposażenia.

Dokonując zakupu składników majątku o wartości rynkowej powyżej 1 000 zł od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązku zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych od takiej transakcji w terminie 14 dni od jej zawarcia (chyba, że podatek pobiera płatnik – notariusz). Podstawą opodatkowania jest wartość zawartej transakcji. Podatek ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu (bezpośrednio bądź poprzez odpisy amortyzacyjnej, gdy zwiększa wartość początkową środka trwałego).