Ujęcie duplikatu faktury kosztowej w kosztach podatkowych firmy

Przeczytaj także: Jak rozliczyć w PIT i VAT odnalezione faktury kosztowe

Zgodnie z zasadą ogólną podatku dochodowego, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie te koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie znalazły się w katalogu wydatków z kosztów wyłączonych. Nadto fiskus potwierdza, że każdy koszt podatkowy musi być odpowiednio udokumentowany. Ustawy o podatku dochodowym nie wskazują przy tym, w jaki sposób wydatki na potrzeby ich ujęcia w kosztach podatkowych należy dokumentować. Kwestia ta została uregulowana w odrębnych aktach prawnych (czy to przepisach o rachunkowości, czy też rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Dokumentem takim jest m.in. faktura zakupu.

Duplikat faktury

Gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, na podstawie której rozliczył już wydatek w kosztach uzyskania przychodu, to późniejsze otrzymanie jej duplikatu stanowi jedynie potwierdzenie poniesionego wydatku. Duplikatu takiego nie należy ponownie uwzględniać w kosztach firmy (i jej księgach). To samo tyczy się sytuacji, gdy podatnik wprawdzie nie otrzymał faktury pierwotnej, ale wydatek zaliczył do kosztów podatkowych na podstawie innego dokumentu niż faktura (taka sytuacja jest możliwa m.in. u podatników prowadzących księgę podatkową w przypadku wcześniejszego otrzymania materiałów czy towarów przeznaczonych do obrotu/zużycia).

Jeżeli jednak wydatek udokumentowany duplikatem faktury do kosztów jeszcze nie trafił - jest w nich ujmowany na podstawie tego właśnie duplikatu.
Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, zaliczając wydatek do kosztów podatkowych na podstawie posiadanego duplikatu, winni pamiętać o zasadzie potrącalności kosztów podatkowych. W związku z tym, gdy duplikat taki dokumentuje:

• koszty bezpośrednio związane z przychodami – generalnie wydatek winien zostać zaliczony do kosztów podatkowych w momencie uzyskania przychodu, którego bezpośrednio dotyczy (zasada generalna),
• koszt pośrednio związany z przychodami – wydatek winien być zaliczony do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto go (zaksięgowano) w księgach rachunkowych, na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku, innego dokumentu (z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów); jeżeli wydatek taki dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy, to powinien zostać podzielony pomiędzy wszystkie lata, których dotyczy.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Tutaj podejścia są dwa – zupełnie różne od siebie.

Otóż duplikat faktury nie potwierdza nowego zdarzenia gospodarczego, a jedynie poświadcza treść i fakt wystawienia oryginału faktury. W związku z tym koszt udokumentowany duplikatem powinien być odniesiony (zaksięgowany) do okresu wystawienia oryginału faktury (a więc należałoby zaksięgować taką fakturę wstecz). Duplikat nie dokumentuje bowiem innego zdarzenia gospodarczego aniżeli faktura pierwotna, a jedynie potwierdza transakcję zawartą w przeszłości.

Drugie podejście wskazuje zaś, że fakturę kosztową w księdze należy ująć w dacie jej wystawienia, a więc tutaj w dacie wystawienia duplikatu faktury (skoro oryginał nigdy nie został zaksięgowany).