Papierowe ewidencje akcyzowe będzie można prowadzić do końca stycznia 2024 r.

Przeczytaj także: Jak prowadzić ewidencję dla nabyć wewnątrzwspólnotowych wyrobów akcyzowych poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy?

Kwestie szczegółowe związane z prowadzeniem ewidencji akcyzowych w formie papierowej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej jako rozporządzenie w sprawie ewidencji 2019), które pomimo uchylenia wciąż jeszcze może być nadal stosowane do ewidencji akcyzowych prowadzonych w formie papierowej.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019, przed rozpoczęciem wypełniania ewidencji akcyzowych w formie papierowej, karty ewidencji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego powinien następnie opatrzyć przeszycie plombą, a na ostatniej stronie ewidencji wpisać liczbę jej stron i złożyć podpis (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019). Dopiero po zaplombowaniu może ona być prowadzona (do zaplombowania przedkłada się niewypełnioną ewidencję).

Tworząc więc ewidencję papierową należy zadbać aby ewidencja była zszyta i ponumerowana. Pamiętać również należy o konieczności zamieszczenia danych przewidzianych przepisami dla danej ewidencji akcyzowej. Naczelnik urzędu celno-skarbowego plombując ewidencję nie musi weryfikować jej prawidłowości. Plombowanie służy tylko rejestracji ewidencji przez organ podatkowy oraz ma zapobiec działaniom polegającym na „podmienianiu” kart ewidencji. Podatnicy powinni więc samodzielnie postarać się o prawidłowość zakładanej ewidencji.



Wpisy do ewidencji powinny być dokonywane w sposób trwały i wyraźny, a ewentualne zmiany i poprawki należy wprowadzać w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby jej dokonującej z podaniem daty wprowadzenia oraz w razie potrzeby opatrzona opisem w rubryce „Uwagi”. Powyższe wynika z § 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019, wpisów do dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

Każde więc zdarzenie podlegające ewidencjonowaniu musi być odnotowane w danej ewidencji akcyzowej możliwie szybko, tak aby powyższy termin nie został naruszony.

Na podstawie rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019 podmiot prowadzący ewidencje akcyzowe w formie papierowej, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, a stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania ewidencji przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

Warto również przypomnieć, że ewidencje akcyzowe, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one sporządzone (art. 138q ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym).