Jak prowadzić ewidencję dla nabyć wewnątrzwspólnotowych wyrobów akcyzowych poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy?

Przeczytaj także: WNT i wyroby akcyzowe: czy pośrednik nie mający kontaktu z towarem musi dopełnić formalności akcyzowych?

Podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo na potrzeby własnej działalności gospodarczej wyroby akcyzowe przemieszczane poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo, znajdujących się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy (art. 138c ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku akcyzowym).

Stosownie do obecnego brzmienia art. 138p ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przy czym, od 1.02.2024 r. ma być wymagana elektroniczna forma ewidencji.

Jeśli chodzi o treść ewidencji, to zgodnie z brzmieniem art. 138c ust. 3 ustawy o podatku akcyzowym, ewidencje, o których mowa w ust. 1 i 2, powinny umożliwiać w szczególności:

• ustalenie ilości i rodzaju wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo;
• określenie kwot akcyzy;
• ustalenie podmiotu, który wysłał wyroby akcyzowe, oraz podmiotu, na rzecz którego wyroby akcyzowe zostały nabyte wewnątrzwspólnotowo.

Ponadto, należy spełnić wymogi z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej jako rozporządzenie 2021). Zgodnie z tym przepisem, ewidencja, o której mowa w art. 138c ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, zawiera dane obejmujące:

• nazwy wyrobów akcyzowych wraz z ich kodami Nomenklatury Scalonej (CN) oraz informacje o naniesionych na te wyroby znakach akcyzy lub ich znakowaniu i barwieniu;
• ilości wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania;
• datę otrzymania wyrobów akcyzowych;
• imię i nazwisko albo nazwę, miejsce zamieszkania albo siedzibę oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo inny numer identyfikacyjny, używany w państwie zamieszkania albo siedziby, podmiotu, od którego wyroby akcyzowe zostały nabyte wewnątrzwspólnotowo;
• numer identyfikacyjny dokumentu, na podstawie którego wyroby akcyzowe zostały przemieszczone na terytorium kraju;
• kwotę podatku akcyzowego przypadającego do zapłaty.

Na podstawie §7 ust. rozporządzenia 2021 do prowadzenia ewidencji może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Na mocy § 7 ust. 2 rozporządzenia 2021 ewidencja powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

• umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
• umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
• umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
  a) wpisów do dokumentacji,
  b) zestawień danych oraz podsumowanie ilości wyrobów akcyzowych,
  c) raportów składanych na żądanie organów podatkowych;
• uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Z przywołanych wymogów wynika, że w celu prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej należy nabyć odpowiedni program, który będzie spełniać powyższe wymogi. Prowadzenie ewidencji przykładowo w tabeli Excel nie jest dopuszczalne.

Na mocy §7 ust. 3 rozporządzenia 2021 r. kopia ewidencji powinna być przechowywana w formie elektronicznej lub w formie wydruku za okresy jednodniowe.

Stosownie do treści § 46 ust. 4 rozporządzenia 2021 do dnia 31 stycznia 2024 r. ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-1381 i art. 138o ustawy, mogą być prowadzone zgodnie z przepisami dotychczasowymi. Chodzi w tym wypadku o możliwość stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej jako rozporządzenie w sprawie ewidencji 2019).

W związku z powyższym, prowadząc ewidencję do końca stycznia 2024 roku można kierować się przepisami rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019.

W okresie do 31 stycznia 2024 r. podatnik może prowadzić ewidencję dla nabyć wewnątrzwspólnotowych wyrobów akcyzowych w formie papierowej, co może być korzystnym rozwiązaniem w razie niewielkiej ilości transakcji (brak konieczności ponoszenia kosztów zakupu oprogramowania).

W przypadku ewidencji w formie papierowej, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty ewidencji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego powinien następnie opatrzyć przeszycie plombą, a na ostatniej stronie dokumentacji (pod tym pojęciem rozumie się m.in. ewidencję dla nabyć wewnątrzwspólnotowych) wpisać liczbę jej stron i złożyć podpis (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019). Dopiero po zaplombowaniu ewidencji może ona być prowadzona przez podatnika.



Wpisy do ewidencji powinny być dokonywane w sposób trwały i wyraźny, a ewentualne zmiany i poprawki w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby jej dokonującej z podaniem daty ich wprowadzenia oraz w razie potrzeby opisem w rubryce „uwagi”. Powyższe wynika z § 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019.

Ponadto, zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019, wpisów do dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

Przykładowo, w razie odbioru nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych w dniu 21 kwietnia 2023 r.(piątek) wpisania tej czynności do ewidencji należy dokonać najpóźniej 24 kwietnia 2023 r. Zasada ta dotyczy zarówno ewidencji papierowej jak i elektronicznej.

Na podstawie § 5 ust. 1 i ust. 4 rozporządzenia w sprawie ewidencji 2019 podmiot prowadzący m.in. ewidencję nabyć wewnątrzwspólnotowych, w formie papierowej, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, w terminie 3 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy ewidencja, a stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania ewidencji przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

Warto również przypomnieć, że ewidencja nabyć wewnątrzwspólnotowych, powinna być przechowywana do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona (art. 138q ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym).

Piotr Paszek, doradca podatkowy, Dyrektor Działu Podatków Pośrednich, Partner w Taxeo Komorniczak i Wspólnicy Sp. k.