Kasowa i memoriałowa metoda rozliczania kosztów firmy

Przeczytaj także: Podatkowa księga przychodów i rozchodów firmy

I tak art. 23 ust. 1 pkt 55 updof wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy. Wskazane w zdaniu poprzednim przepisy określają, co jest przychodem pracowników, członków spółdzielni, osób zatrudnionych na umowę zlecenie, z praw majątkowych itp.

Art. 23 ust. 1 pkt 55a dodaje, że za koszty nie uważa się także nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w części finansowanej przez płatnika składek.

Art. 23 ust. 3d updof wskazuje natomiast, że powyższy przepis stosuje się także do składek na Fundusz Pracy oraz Gwarantowanych Świadczeń pracowniczych (czyli te także muszą zostać zapłacone, aby uznać je za koszty uzyskania przychodów).

Trzecim wyjątkiem są materiały i towary handlowe. Jak bowiem wskazuje §17 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (§16 ust. 1 rozporządzenia). Jeżeli jednak materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury (§16 ust. 2 rozporządzenia).

Powyższego opisu nie trzeba sporządzać, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, o ile spełnia ona wymogi określonego dla powyższego opisu (§16 ust. 4 rozporządzenia).

Inaczej jest w sytuacji, gdy podatnik najpierw otrzymał fakturę od dostawcy, a dopiero po pewnym czasie dotarł do niego zakupiony materiał czy towar. Niestety nie ma zgodności wśród organów podatkowych, w którym momencie zakup taki należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Przykładowo Pierwszy Urząd Skarbowy w Radomiu, w postanowieniu z dnia 31.07.2007 r. nr 1424/2140/4111/415/10/07/JSz uznał, że zakup taki należy wpisać do księgi pod datą faktycznego otrzymania materiału lub towaru. Innego zdania była natomiast Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 05.05.2008 r. nr IBPB1/415-119/08/KB/ KAN-1292/02/08 uznając, iż w sytuacji otrzymania towaru wraz z fakturą kilka dni po wystawieniu faktury, zapisu w księdze należy dokonać pod datą wystawienia faktury.

Zdaniem autora jednak właściwa jest tutaj interpretacja zastosowana przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Radomiu, czyli że zakup towaru czy też materiałów w takiej sytuacji należy ująć w księdze pod datą faktycznego ich otrzymania.